Учет движения денежных средств 
На руководителя организации за несоблюдение действующего
порядка хранения свободных денежных средств, а также накопление в кассах
наличности сверх установленного лимита налагается административный штраф в
50-кратном размере месячной оплаты труда.
Для учета движения денежных средств в кассе
установлены первичная документация и отчетность, регламентированные Порядком
ведения кассовых операций в РФ.
Единственным документом для оприходования денежных средств
в кассе является приходный кассовый ордер (ф. № КО-1). Он состоит
непосредственно из приходного кассового ордера и квитанции. Одновременно с
заполнением приходного кассового ордера выписывается квитанция, которая
подписывается кассиром, главным бухгалтером, погашается штампом “ПОЛУЧЕНО” и
оттиском печати организации. Квитанция выдается лицу, внесшему деньги в кассу.
Приходный кассовый ордер рассматриваемой организации приведен в Приложении.
Денежные средства могут поступать в кассу:
§
со счетов в банке на выдачу заработной платы,
пенсий, пособий в сумме, определенной в расчетно-платежной ведомости по графе
“К выдаче”, после того как будут произведены перечисления в бюджет налога с
доходов физических лиц, взносы единого социального налога и др.;
§
в порядке платы за жилую площадь, за пользование
коммунальными услугами, за содержание детей в детских дошкольных учреждениях и
т.д.;
§
в виде выручки от продажи за наличный расчет
товаров, готовой продукции, товарно-материальных ценностей через собственные
ларьки, магазины, столовые и буфеты, выручки от предоставления услуг
обслуживающими производствами и хозяйствами (банями, прачечными,
парикмахерскими, ремонтно-пошивочными мастерскими и т.д.);
§
в виде взносов работников в порядке погашения
задолженности по ссудам на индивидуальные нужды, за товары, купленные в кредит,
при возврате неиспользованных подотчетных сумм и переполученных авансов и т. д.
Единственным документом на расходование денежных средств из
кассы является расходный кассовый ордер (ф.
№ КО-2). Он должен быть подписан главным бухгалтером,
кассиром и погашен штампом “ОПЛАЧЕНО”. Расходный кассовый ордер рассматриваемой
организации приведен в Приложении.
Расходный кассовый ордер выписывается в следующих случаях:
1. На “закрытую” расчетно-платежную
ведомость при выдаче заработной платы, пособий и т. д. По истечении срока,
установленного для расчетов с работниками по оплате труда, в платежной
ведомости против фамилии лиц, не получивших деньги, следует поставить штамп
“ДЕПОНИРОВАНО” или сделать соответствующую надпись от руки. В конце платежной
ведомости следует сделать запись о сумме выплаченной заработной платы, пенсий,
пособий (прописью) и т. д., поставить штамп “РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР № _ ”.
2. При разовой выдаче заработной платы отдельным лицам, а
также при выдаче депонированной суммы заработной платы.
3. При выдаче денег под отчет должностным лицам для поездки
в командировку.
4. При выдаче денег под отчет для приобретения
материально-производственных ценностей (непродовольственные товары) в розничной
торговле за наличный расчет без зачета в лимит мелкого опта и в других случаях.
На основании решения совета директоров Банка России от
6.11.2001 (протокол №25) в Российской Федерации установлен предельный размер
расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме
до 60 000 рублей (Указание ЦБ РФ от 14.11.2001 №1050-У). [6]
5. При взносе денег на счета в банке кассир выписывает объявление
на взнос наличными. Этот документ состоит из трех частей: объявления на
взнос наличными, составляемого клиентом и остающегося в банке для
бухгалтерского оформления поступивших денежных средств; квитанции, выписываемой
банком для выдачи клиенту; ордера, прикладываемого к выписке банка, выдаваемой
клиенту.
Все приходные и расходные
кассовые ордера должны быть зарегистрированы в журнале регистрации приходных и
расходных кассовых ордеров.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых
документов (ф. № КО-3) повсеместно введен в практику
бухгалтерского учета в 1973 г. и предназначен для регистрации бухгалтерией
организации всех приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их
документов перед сдачей в кассу. В нем ведется регистрация отдельно как
приходных, так и расходных кассовых документов в порядке, отражающем
последовательность записей с начала года. Рекомендовано иметь два журнала: один
— для регистрации приходных кассовых ордеров, другой — расходных кассовых
ордеров.
По мере составления приходных и расходных кассовых ордеров
и регистрации их в журнале кассир должен производить записи в кассовой книге
(ф. № КО-4). Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена
печатью и заверена подписью главного бухгалтера, поэтому из книги нельзя
вырывать листы, делать подчистки и неоговоренные исправления. Форма кассовой
книги приведена в Приложении.
Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через
копировальную бумагу шариковой ручкой, чернилами или химическим карандашом.
Первые экземпляры листов (линованные) остаются в кассовой книге, а вторые
(отрывные) — служат отчетом кассира. Ежедневно в конце рабочего дня кассир
подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее
число, сверяет его с фактической наличностью и передает главному бухгалтеру в
качестве отчета кассира второй отрывной лист (нелинованный) с приходными и
расходными кассовыми документами за его подписью в кассовой книге.
Главный бухгалтер, получив отчет кассира, должен проверить
правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, корреспонденцию
счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей
подписью на неотрывном листе кассовой книги подтвердить приемку оправдательных
документов (количество принятых приходных и расходных кассовых ордеров —
прописью).
На основании отчета кассира при мемориально-ордерной
форме учета составляют два учетных регистра: ведомость на поступление денег в
кассу и ведомость на расходование денег из кассы, которые при
журнально-ордерной форме учета объединены в один учетный регистр: журнал-ордер
№ 1.
Записи в журнале-ордере, открываемом на месяц, производят
итогами за день (при незначительном количестве операций по кассе за 3—5 дней)
на основании отчетов кассира и приложенных к ним документов. Итоги за день
(несколько дней) по корреспондирующим счетам определяются путем подсчета сумм
однородных операций.
На лицевой стороне журнала-ордера № 1 производят записи по
кредиту счета 50 “Касса” (при выдаче денег из кассы) в корреспонденции с
дебетом других счетов. Кассовые операции, отраженные по дебету счета 50 “Касса” (при поступлении денег в кассу), записываются в
ведомости, помещенной на обратной стороне журнала-ордера №1 в корреспонденции с
кредитом других счетов.
В конце месяца в журнале-ордере подсчитывают обороты за
отчетный период по всем синтетическим счетам, производят взаимную сверку
оборотов, отраженных в других учетных регистрах (журналы-ордера № 2, 3, 4, 7,
8, 11, 12).
Итоги кредитовых оборотов по счету 50 “Касса” переносят с
лицевой стороны журнала-ордера № 1 в Главную книгу, а составляющие суммы по
дебетуемым счетам — в дебет соответствующих корреспондирующих счетов.
Остаток средств в кассе отражают в ведомости на
обратной стороне журнала-ордера № 1 только на начало и конец отчетного месяца.
В течение месяца для оперативного контроля за движением денежных средств в
кассе используют данные отчетов кассира.
При осуществлении записей в кассовой книге за 3—5 дней
журнал-ордер № 1 можно использовать в течение нескольких месяцев с выведением
итогов по всем графам и остатков денежных средств в кассе за каждый месяц.
Торговые и другие организации при необходимости текущий
учет поступления торговой выручки в кассу предварительно могут учитывать в
ведомости поступления торговой выручки (ф. № 27). [10]
Бухгалтерский учет денежных средств в кассе
осуществляется на главном счете 50 “Касса”, к которому могут быть открыты
следующие субсчета:
50-1 “Касса организации”,
50-2 “Операционная касса”,
50-3 “Денежные документы” и др.
На субсчете 50-1 “Касса организации” учитываются денежные
средства в отечественной валюте (руб., коп.), но при совершении в организации
кассовых операций в иностранной валюте необходимо дополнительно открыть
аналитические счета по видам валюты (“Касса организации в долларах США”, “Касса
организации в евро” и т.д.).
На субсчете 50-2 “Операционная касса” учитываются наличие и
движение денежных средств в филиалах кассы организации, которые открываются в
случае необходимости на эксплуатационных участках, остановочных пунктах,
билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т. п.
На субсчете 50-3 “Денежные документы” учитываются
находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины,
вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и
санатории и другие денежные документы.
Счет 50 “Касса” по отношению к балансу является активным и
размещается во II разделе актива баланса по статье “Касса”. По дебету счета 50
“Касса” учитываются остаток и поступление денежных средств и денежных
документов в кассу, а по кредиту — их расходование и списание.
Журнал-ордер № 1 и ведомость к нему открываются по
субсчетам, записи производятся в течение месяца.
Например, в ведомости по аналитическому счету 50-1
“Касса организации” записывается сальдо на 1-е число месяца и производятся
записи на поступление денег в кассу (по дебету субсчета 50-1 “Касса
организации” с кредита различных счетов):
Дебет субсчета 50-1 “Касса организации”
Кредит счетов:
51 “Расчетные счета” — при получении наличных денег в кассу
для расчетов с работниками как по основной деятельности, так и по капитальным
вложениям, по оплате труда, выдаче денег под отчет и т. д.
62 “Расчеты с покупателями и заказчиками” — при поступлении
выручки наличными деньгами от покупателей и заказчиков за проданную продукцию,
выполненные работы и оказанные услуги;
66 “Расчеты по
краткосрочным кредитам и займам” — при получении краткосрочных кредитов и
займов наличными деньгами;
67 “Расчеты по долгосрочным кредитам и займам” — при
получении долгосрочных кредитов и займов наличными деньгами;
71 “Расчеты с подотчетными лицами” — при поступлении в
кассу наличных денег в порядке возврата неизрасходованного аванса, выручки
столовых, буфетов, ларьков и т. д.;
73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” — при
получении денег наличными по возмещению материального ущерба;
76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами” — при
поступлении в кассу наличных денег от родителей за содержание детей в детских
учреждениях, от квартиросъемщиков за пользование жилой площадью и коммунальными
услугами, при поступлении арендной платы за основные средства, переданные
арендаторам на условиях долгосрочной аренды, и в других случаях.
В журнале-ордере № 1 производятся записи на расходование
(выдачу) денег и денежных документов из кассы (по кредиту субсчета 50 “Касса
организации” в дебет различных счетов).
Дебет счетов:
26 “Общехозяйственные расходы” — при оплате из кассы
купленных канцелярских принадлежностей;
51 “Расчетные счета” — при взносе наличных денег на
расчетный счет в банке;
70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” — при выдаче
из кассы работникам заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности,
премий и др.;
71 “Расчеты с подотчетными лицами”— при выдаче работникам
наличных денег под отчет на служебные командировки и хозяйственные расходы;
73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” — при выдаче
работникам наличных денег в виде ссуды на индивидуальные нужды и другие счета.
Кредит субсчета 50-1 “Касса организации”.
Ежемесячно эти учетные регистры закрываются путем подсчета
итогов на поступление и расходование денег по кассе. В ведомости выводится
сальдо на 1-е число следующего месяца, для этого к сальдо на начало месяца
прибавляют оборот по ведомости и вычитают оборот по журналу-ордеру.
1.3 Учет движения денежных средств на
расчетных счетах в банках
Все свободные денежные средства организации хранят в
обслуживающих учреждениях банков на специально открываемых расчетных счетах.
Каждому расчетному счету банк присваивает номер, который должен быть указан на
всех документах при списании или поступлении денег на счет. В настоящее время
номер счета клиента двадцатизначный и знаки в номере лицевого счета
располагаются с первого разряда, слева:
§
первый знак (одна цифра) означает номер раздела
плана счетов;
§
следующие два знака (две цифры) означают номер
счета первого порядка;
§
четвертый и пятый знаки (две цифры) означают номер
счета второго порядка;
§
следующие три знака (три цифры) означают код валюты
или драгоценного металла;
§
девятый знак (одна цифра) является защитным ключом;
§
следующие четыре знака (четыре цифры) означают
номер филиала (отделения, структурного подразделения);
§
последние
семь знаков (семь цифр) означают порядковый номер лицевого счета клиента
(организации, предприятия, фирмы и т. д.).
Расчетный счет представляет
собой бессрочный вклад организации, т.е. остаток денежных средств, оставшийся
на конец года, переходит на следующий год.
Хранение денежных средств на счетах в банках имеет
большое значение, так как:
§
надежно обеспечивается их сохранность от
расхищений;
§
контролируется использование по целевому
назначению;
§
облегчаются и ускоряются расчеты между юридическими
лицами путем применения безналичных форм расчетов.
Определенную выгоду имеют организации: банк зачисляет на их
расчетные счета вкладной процент в определенном размере от среднегодового
остатка денежных средств на счете.
В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от
21.03.95 № 291 организация вправе иметь неограниченное количество расчетных,
текущих и иных счетов. [6]
Банк открывает расчетные (текущие) счета
налогоплательщикам только при предъявлении ими документа, подтверждающего
постановку на учет в налоговом органе и в органах фондов социального
страхования и обеспечения (либо при предъявлении документа, удостоверяющего об
уведомлении налогового органа о намерении налогоплательщика открыть в банке
соответствующий счет).
В случае выявления органами ГНС РФ фактов открытия банками
расчетных (текущих, валютных, ссудных, депозитных и др.) счетов без уведомления
налогового органа на руководителей организаций, а также на физических
лиц-предпринимателей налагается административный штраф в размере стократной
минимальной месячной оплаты труда, установленной законодательством РФ.
Для открытия расчетного счета организация самостоятельно
выбирает наиболее удобный и выгодный для себя банк, куда должны быть
представлены следующие документы:
1. Заявление на открытие
счета по специальной форме.
2. Карточка с образцами подписей руководителя и главного
бухгалтера организации с оттиском печати (в двух экземплярах). Крестьянское
(фермерское) хозяйство, арендатор на индивидуальной аренде представляют
карточку с одной подписью, заверенную нотариально.
3. Решение городской (районной) администрации о создании
организации.
4. Копия утвержденного устава, договора аренды, документа
на право пользования землей или других документов, подтверждающих законность
функционирования организации.
5. Справки о постановке на учет в:
§
налоговой инспекции по месту регистрации;
§
фонде социального страхования;
§
фонде пенсионного обеспечения;
§
фонде обязательного медицинского страхования.
Рассмотрев представленные документы, банк принимает
решение об открытии организации расчетного счета и уведомляет об этом своего
клиента.
Распорядителями денежных средств, находящихся на расчетных
счетах, являются руководитель организации и главный бухгалтер, которые
подписывают все документы, на основании которых производится списание денег.
В связи с этим при смене одного из двух распорядителей
денежных средств (руководителя организации или главного бухгалтера) в
учреждение банка должна быть представлена новая карточка с образцами подписей и
оттиском печати организации.
Денежные средства, хранящиеся на расчетных счетах,
предназначены как для основной деятельности, так и для вложений во внеоборотные
активы.
В силу этого на расчетные счета зачисляются денежные
средства, получаемые в результате основной деятельности организации: выручка от
продажи готовой продукции и товаров, от предоставления услуг, от выполняемых на
сторону работ. Кроме того, на расчетные счета зачисляются выручка от реализации
основных средств, арендная плата за сданные в аренду основные средства, а также
выручка от реализации прочих активов (материалов, сырья, полуфабрикатов, ценных
бумаг, нематериальных активов и т. д.), дивиденды по акциям, облигациям и т. п.
Расходуются денежные средства с расчетных счетов как на
основную деятельность (приобретение сырья, материалов, товаров, оплата труда
работников и пр.), так и путем вложений во внеоборотные активы (на приобретение
основных средств, приобретение нематериальных активов и т. д.), а также на
финансовые вложения (приобретение акций, облигаций и других ценных бумаг,
предоставление займов и т. д.).
Поступление и списание денежных средств с расчетных счетов
могут производиться двумя способами:
• наличным;
• безналичным.
При взносе наличных денег на расчетный счет, оформляемый объявлением
на взнос наличными, учреждение банка выдает квитанцию установленного
образца.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15
|
