Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии
p> 3.1.7. Повышение квалификации работников Общего отдела, проведение
совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции. 3.1.8. Организация контроля за работой с документами в структурных
подразделениях. 3.1.9. Осуществление контроля за правильностью оформления и
формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив. 3.1.10. Организация работы архива в соответствии с законодательством
по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и
методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации. 3.1.11. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация. 4. Права и ответственность Общего отдела 4.1. Общий отдел имеет право: 4.1.1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в
структурных подразделениях Компании. 4.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных
подразделений выполнения установленных правил работы с документами. 4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций
сведения, необходимые для работы. 4.1.4. Проводить проверки организации документального обеспечения
управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до
руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер. 4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных
подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства. 4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные
с нарушением установленных требований. 4.1.7. Совместно с отделом информационных технологий определять задачи
документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации. 4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей
компетенции. 4.1.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы
документационного обеспечения управления и должностные инструкции
работникам. 4.1.10. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной
ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными
лицами установленных правил работы с документами. 4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся
состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов
работы с ними. 4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о
назначении, перемещении и увольнении работников Общего отдела, их поощрении
и наложении на них взысканий. 4.2. Общий отдел несет ответственность за: 4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в
Компании. 4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение
необходимых условий труда работников. 5. Руководство 1. Общий отдел возглавляет начальник отдела, который назначается и освобождается Генеральным директором Компании. 2. Начальник Общего отдела: - несет ответственность за результаты деятельность отдела, состояние трудовой и исполнительной дисциплины, утверждает план работы отдела, контролирует его выполнение; обеспечивает исполнение приказов, распоряжений и поручений руководства Компании; - вносит руководству Компании предложения об изменении структуры и штатной численности отдела, о назначении и освобождении работников, их аттестации, поощрения и дисциплинарной ответственности; - в пределах своей компетенции подписывает служебные документы, издает распоряжения по вопросам работы отдела. 6. Взаимосвязи с другими структурными подразделениями Общий отдел взаимодействует: 6.1. Со структурными подразделениями - по вопросам документационного
обеспечения управления. 6.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с
подготовкой документов. 6.3. Со службами кадров, труда и заработной платы - по вопросам
подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях
широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки
и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда,
совершенствования стиля и методов работы с документами. 6.4. С отделом информационных технологий - по вопросам разработки и
внедрения новых информационных технологий с применением средств
вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению
требований нормативно-методических документов; по вопросам обеспечения
средствами организационной и вычислительной техники. Начальник Общего отдела _________________И.О.Ф. Начальник Управления делами _________________И.О.Ф. | |Приложение 10 |
|ЗАО «СК«Дружба» Положение о |УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор |
|постоянно действующей |______________И.О.Ф. |
|экспертной комиссии |«_____»_________200_г. |
|«___»__________200_ г. | |
|Москва | | 1. Общие положения 1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для
организации и проведения методической и практической работы по экспертизе
ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное
хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-
техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе
деятельности Компании. 1.2. Постоянно действующая экспертная комиссия является совещательным
органом при Начальнике Управления делами ООО «ДИН». Решения комиссии
вступают в силу после их утверждения Генеральным директором Компании. В
необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного
согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы
России. 1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ,
Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах,
распорядительными документами Росархива и архивного органа субъекта РФ,
типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения,
настоящим положением. Экспертная комиссия возглавляется Начальником Общего отдела, в ее состав
входит секретарь-референт Генерального управления Компании и представителей
лиц, ответственных за делопроизводство в подразделениях. 2. Основные задачи ЭК 2.1. Основными задачами ЭК являются: 2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии
делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел. 2.3. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии
подготовки их к архивному хранению 2.4. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче
на государственное хранение, в том числе научно-технической документации. 3. Основные функции ЭК В соответствии с возложенными на нее задачи ЭК выполняет следующие
функции: 3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой
работу по отбору документов Компании для дальнейшего хранения и
уничтожения. 3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе
ценности документов Компании и по подготовке их к архивному хранению, по
разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-
методических документов по этим вопросам. 3.3. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет: 3.3.1. на утверждение Генерального директора Компании: описи дел
постоянного хранения управленческой и специальной документации; перечни
проектов научно-техническая документация по которым подлежит передаче на
государственное хранение, акты о выделении к уничтожению документов с
истекшими сроками хранения (документов со сроками хранения 10 лет и более,
с отметкой «ЭПК» в перечне; номенклатуру дел Компании; описи дел по личному
составу; акты об утрате или неисправимом повреждении документов; акты о
выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. 3.3.2. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для
сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами,
участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации. 4. Права ЭК Экспертная комиссия имеет право: 4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным
подразделениям и отдельным сотрудникам Компании по вопросам разработки
номенклатуры дел и их формирования в делопроизводстве, экспертизы ценности
документов, розыска недостающих постоянного срока хранения и дел по личному
составу, упорядочения и оформления документов. 4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений: - письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного
уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том
числе документов по личному составу; - предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения
документов. 4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных
подразделений о ходе подготовке документов к архивному хранению, об
условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда
России, о причинах утраты документов. 4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и
экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений
Государственной Архивной службы России. 4.5. ЭК в лице ее председателя - начальника Общего отдела имеет право не
принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и
небрежно подготовленные документы. 4.6. Информировать руководство Компании по вопросам, относящимся к
компетенции комиссии. 5. Организация работы ЭК 5.1. Экспертная комиссия Компании работает в тесном контакте другими
структурными подразделениями. 5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее
заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в
год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК
документы рассматриваются на заседании не позднее чем через 10 дней. 5.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если
в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании
членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные
консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не
участвуют. Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на
заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает
председатель ЭК и руководство Компании. 5.4. ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее
документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за
исполнением принятых ЭК решений возлагается на председателя комиссии –
начальника Общего отдела. Начальник Общего отдела _____________ И.О.Ф. (подпись) Начальник Управления делами _____________ И.О.Ф. (подпись) | |Приложение 11 | |ЗАО «СК«Дружба» |УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор |
|Должностная инструкция |______________И.О.Ф. |
|секретаря Генерального директора |«_____»_________200_г. |
|«___»__________200_ г. | |
|Москва | | 1. Общие положения 1.1. Секретарь руководителя является специалистом секретариата директора
по производству, принимается на работу и освобождается от нее приказом
директора по производству по представлению отдела кадров. 1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее
образование. 1.3. В своей работе секретарь руководствуется действующим
законодательством РФ, уставом организации, распорядительными документами
руководства предприятия, правилами трудового распорядка, указаниями
руководителя, положением о секретариате, государственными нормативными
документами в области делопроизводства (ГСДОУ, ГОСТ на унифицированную
систему организационно-распорядительной документации, разработки Росархива,
регламентирующие делопроизводство и др.), инструкцией по делопроизводству
предприятия, правилами техники безопасности, настоящей должностной
инструкцией. 1.4. Секретарь должен знать: организационную структуру предприятия, фамилии, имена и отчества
руководителей и распределение обязанностей между ними, правила подготовки
документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации
вычислительной и организационной техники, средств связи установленных в
секретариате, нормы служебного этикета 1.5. Секретарь должен уметь: - работать на компьютере в среде Windows, Word, Exсel - печатать на компьютере со скоростью 150 слов в минуту. 2. Основные задачи и функции Основной задачей секретаря является документационное обеспечение
деятельности директора по производству и выполнение технических функций по
его обслуживанию, для выполнения которого секретарь осуществляет следующие
виды работ: 2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает
поступившие документы, проверяет правильность регистрации, выбирает
документы требующие немедленного, рассмотрения, готовит их к докладу
директору по производству. 2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с
директором по производству. 2.3. По указанию директора по производству планирует его рабочий день,
корректирует его и обеспечивает выполнение. 2.4. Готовит по поручению директора проекты документов, согласовывает их
с заместителем директора. 2.5. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и
комплектность приложений) исходящих документов. 2.6. Контролирует сохранность документов в приемной директора,
правильность формирования дел. 2.7. Организует выполнение указаний и поручений директора по
бронированию номеров в гостиницах. 2.8. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их
предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов. 2.9. Выполняет машинописные работы, проводит набор на компьютере
текстов служебных документов, их редактирование и распечатку. 2.10. Выполняет копировальные работы. 2.11. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов,
находящихся на исполнении у специалистов структурного подразделения. 2.12. По поручению директора принимает и передает документы по
факсимильной связи. 2.13. Ежедневно раскладывает исполненные документы в папки в
соответствии с номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о
списании документов в дело, визы и подписи, своевременную сдачу исполненных
документов сотрудниками подразделения. 2.14. Осуществляет доставку документов из структурного подразделения в
канцелярию и секретариат руководства. 2.15. Принимает и передает по телефону информацию для руководителя и
сотрудников; организует телефонные переговоры руководителя. 2.16. Своевременно получает в канцелярии распорядительные документы
дирекции, доводит их до сведения руководства (директора по производству,
его заместителю и начальникам производств). 2.17. Обеспечивает сохранность документов секретариата директора по
производству. 2.18. Ведет учет документооборота, ежеквартально передает в канцелярию
сводки о составе и объеме документооборота. 2.19. Выполняет указания и поручение руководителя секретариата по
бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов,
размещению командированных в организацию. 20. Следит за исправным состоянием вычислительной и организационной техники, средств связи. 21. Заказывает пропуска для посетителей организации, отмечает время присутствия посетителей в здании. 22. Протоколирует совещания и заседания. 3. Обязанности 3.1. Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан: 3.2. Сохранять конфиденциальность служебной информации. 3.3. Безоговорочно выполнять распоряжения руководства. 3.4. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов,
установленных инструкцией по делопроизводству. 3.5. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета,
служебную субординацию. Обеспечивать сохранность документов. 4. Права Секретарь имеет право: 4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений предприятия за
информацией по вопросам подготовки документов. 4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными
посещениями посетителей, телефонными звонками. 4.3. Визировать проекты документов, предоставляемых на подпись
директору. 5. Ответственность Секретарь несет административную ответственность за: 5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке
документов 5.2. Сохранение конфиденциальности служебной информации 5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной
субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих
обязанностей. 5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по
делопроизводству организации. 5. Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях. 6. Взаимосвязи по должности Секретарь руководителя взаимодействует: 6.1. со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой
информации и совместной подготовки документов 6.2. с канцелярией по вопросам делопроизводства, правил
документоведения 6.3. с юридической службой по вопросам согласования проектов
распорядительных документов 6.4. со сторонними организациями, органами власти и управления по
вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и
контактов директора по производству. 7. Оценка деятельности Секретарь в своей деятельности обязан: - руководствоваться настоящей должностной инструкцией; - качественно и своевременно выполнять возложенные на него функции и обязанности. 8. Порядок пересмотра должностной инструкции 8.1. Инструкция подлежит пересмотру и утверждению один раз в год. 8.2. Изменения в должностную инструкцию могут быть внесены руководителем
кадровой службы с последующим утверждением директора по производства. Руководитель Кадровой службы ____________ Ф.И.О. С инструкцией ознакомлен: Секретарь Генерального директора _____________Ф.И.О. «___»__________200_г. ----------------------- [1] Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки
деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях
автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1. [2] Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки
деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях
автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1. [3] Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
[4] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти. Федеральная архивная служба России. М., 2000.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8
|