Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии

|ЗАО «Строительная Компания «Дружба» | |УТВЕРЖДЕНО |
|ОПИСЬ №____ | |Протокол заседания ЭК |
|Долговременного хранения | |От______№__________ |
|За 200__г. | | |
|№ п/п |Индексы дел |Заголовок дела |Кол-во листов|Примечание |
| | | | | |

В опись № __________включены _______________________дел

(цифрами и прописью) с №____________по №_____________.

Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия

Члены ЭК Подпись И.О.Фамилия

Подпись И.О.Фамилия

4.7.5. После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт.

Форма акта:

|ООО «ДИН» | |УТВЕРЖДАЮ |
|АКТ | |Генеральный директор |
|_______________№ ___ | |_____________И.О.Ф. |
|о выделении документов к | |«______»___________200 г. |
|уничтожению | | |

ЭК ЗАО «Строительная Компания «Дружба» отобрала к уничтожению следующие дела и документы, утратившие практическое значение:

|№ п/п|Заголовок дела |Дата дела или |Кол-во дел |Примечание|
| |(групповой заголовок |крайние даты дел|(томов) | |
| |дел) | | | |

Итого: _______________дел за годы ___________.

Описи дел за ____________годы утверждены ЭК.

Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия

Члены ЭК

И.О.Фамилия Подпись

И.О.Фамилия Подпись

4.7.6. Акт на уничтожение подписывается председателем и членами ЭК и утверждается Генеральным директором.

4.7.7. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов.

4.7.8. Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Уничтожение документов, содержащих конфиденциальную информацию, производиться измельчением документов в машине для уничтожения бумаг и проводится в присутствии членов ЭК.

4.7.9. Работа ЭК проводится ежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждение Генеральному директору не позднее 20 января. В случае невозможности кого-либо из членов ЭК участвовать в проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник того же подразделения, уполномоченный начальником подразделения.

8. Передача дел в архив

4.8.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в отделах, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несет ответственный за делопроизводство сотрудник от данного подразделения.

4.8.2. Дела могут храниться как в рабочих кабинетах, так и в специально отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов и оборудованных сигнализацией от несанкционированного доступа.
Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел производится с разрешения руководителя, курирующего подразделение.

4.8.3. В течение делопроизводственного года на выданные по служебной необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указывается отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение.

Форма карточки-заместителя дела:

Отдел______________

Дело № ____________

|Кол-во |Дата |Кому |Расписка |Дата |Расписка |
|листов |выдачи |выдано |в получении |возвращения |в приеме |

4.8.4. В случае утраты какого-либо дела или документа ответственный исполнитель обязан незамедлительно известить об этом начальника подразделения и принять меры к его поиску, восстановлению.

4.8.4. Полная проверка наличия дел и документов проводится в подразделениях ежегодно по завершении делопроизводственного года.

Начальник Общего отдела подпись И.О.Ф.
| |Приложение 6 |

Список нерегистрируемой корреспонденции:

1. Графики

2. Документы по материально-техническому снабжению

3. Материалы справочного и информационного характера

4. Отчеты месячные, квартальные и полугодовые

5. Отчеты по формам, рекламные извещения, книги, плакаты, газеты

6. Письма, присланные для сведения (о проведении совещаний и т.д.)

7. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты

8. Приказы подведомственных организаций

9. Проекты планов

10. Проекты смет расходов

11. Расчеты

12. Сообщения о различных заседаниях, совещаниях

13. Технологические карты

14. Технические условия

15. Учебные планы и программы

16. Чертежи

| | Приложение 7 |
| ООО «ДИН» |УТВЕРЖДАЮ |
|АКТ |Генеральный директор |
|«___»_________200 г. №___ |ООО «ДИН» |
|о выделении документов | |
|к уничтожению |_____________ И.О.Ф. |
| |«___»___________ 200_г. |

На основании перечня__________________________________________________________

(название и выходные данные перечня
____________________________________________________________________________ документов с указанием сроков хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие практического значения и научно- исторической ценности документы:

|№ |Заголовок дела или|Дата дела |Кол-во |Срок хранения|Примечание |
|п/п|групповой |или |дел |и №№ статей | |
| |заголовок |крайние |(томов) |по перечню | |
| | |даты дел | | | |
| | | | | | |

Итого ______________________________дел за ___________________ годы.

(цифрами и прописью)

Описи дел за ______________годы утверждены Генеральным директором
Компании.

Председатель ЭК __________________И.О.Ф.

Члены ЭК __________________И.О.Ф.

__________________И.О.Ф.

| | Приложение 8 |
|ООО «ДИН» |УТВЕРЖДАЮ |
| |Генеральный директор |
|НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ |ООО «ДИН» |
|______________ № _____ | |
|Москва |_____________ И.О.Ф. |
| |«___»___________ 200_г. |
|На _______ год | |

| | |Кол-в| | |
|Индекс |Заголовок |о |Срок |Приме|
|дела |дела |дел |хранения |чание|
|1 |2 |3 |4 |5 |
|Управление делами |
|01. Общий отдел |
|С-01 |Приказы руководства по основной | |Постоянно | |
| |деятельности | | | |
|С-02 |Протоколы общих собраний | |Постоянно | |
| |сотрудников фирмы | | | |
|С-03 |Внутренняя документация | |3 года | |
|С-04 |Письма входящие 2002 г. | |3 года | |
|С-05 |Письма исходящие 2002г. | |3 года | |
|С-06 |Журнал регистрации исходящих | |3 года | |
| |документов | | | |
|С-07 |Журнал регистрации входящих | |3 года | |
| |документов | | | |
|С-08 |Журнал регистрации внутренних | |3 года | |
| |документов | | | |
|С-09 |Журнал регистрации приказов | |3 года | |
| |руководства | | | |
| |по основным видам деятельности | | | |
|02. Юридическая служба |
|ЮС-01 |Арбитражно-процессуальные дела | |10 лет | |
|ЮС-02 |Договоры находящиеся на | |10 лет | |
| |согласовании | | | |
|ЮС-03 |Инвестиционные договоры | |10 лет | |
|ЮС-04 |Субподрядные договоры | |10 лет | |
|ЮС-04 |Подрядные договоры | |10 лет | |
|ЮС-05 |Договоры займа | |10 лет | |
|ЮС-06 |Договоры аренды помещений | |10 лет | |
|ЮС-07 |Договоры на оказание услуг | |10 лет | |
|ЮС-08 |Прочие договоры | |10 лет | |
|ЮС-09 |Исполненные договоры | |10 лет | |
|ЮС-11 |Журнал регистрации исходящей | |10 лет | |
| |документации | | | |
|ЮС-12 |Журнал регистрации входящей | |10 лет | |
| |документации | | | |
|1 |2 |3 |4 | 5 |
|ЮС-13 |Журнал регистрации исходящих | |10 лет | |
| |претензий | | | |
|ЮС-14 |Журнал регистрации входящих | |10 лет | |
| |претензий | | | |
|ЮС-15 |Журнал регистрации исходящих | |10 лет | |
| |исковых заявлений | | | |
|ЮС-16 |Журнал регистрации входящих | |10 лет | |
| |исковых заявлений | | | |
|ЮС-17 |Журнал регистрации | |10 лет | |
| |арбитражно-судебных дел | | | |
|ЮС-18 |Журнал регистрации договоров | |10 лет | |
|ЮС-19 |Журнал регистрации согласований | |10 лет | |
| |договоров | | | |
|03. Административно-хозяйственный отдел |
|АХО-01 |Переписка с ООО «Комус» | |1 год | |
|АХО -02 |Заявки на канцелярские товары | |1 год | |
|АЗО -03 |Документы, подтверждающие | |1 год | |
| |получение материальных ценностей | | | |
| |(копии) | | | |
|АХО -04 |Договоры на поставку канцелярских| |1 год | |
| |товаров и мебели (копии) | | | |
|04. Служба научно-технической документации |
|ПО-03 |Комплектовочные ведомости по | |До завершения | |
| |объектам | |строительства | |
|ПО-04 |Графики монтажа | |До завершения | |
| | | |строительства | |
|ПО-05 |Графики движения механизмов | |До завершения | |
| | | |строительства | |
|ПО-06 |Графики движения рабочей силы | |До завершения | |
| | | |строительства | |
|ПТО-07 |Проектно-сметная документация | |1 год | |
|ПТО-08 |Проекты производства работ (по | |До сдачи гос. | |
| |объектам) | |комиссии | |
|ПТО-09 |Журнал регистрации | |3 года | |
| |проектно-сметной документации | | | |
|05. Отдел материально-технического обеспечения | |
|ОМТС-01 |Письма входящие/исходящие. Копии.| |До минования | |
| | | |надобности | |
|ОМТС-02 |Организационно-распорядительная | | | |
| |документация (протоколы, приказы,| | | |
| |распоряжения. Копии.) | | | |
|ОМТС-03 | Заявки строительных участков на| |До завершения | |
| |материалы | |строительства | |
|ОМТС-04 | Заявки строительных участков на| |До завершения | |
| |бетон | |строительства | |
|ОМТС-05 |Ведомости комплектации объектов | |До завершения | |
| | | |строительства | |
|ОМТС-06 |Внутренние накладные со склада | |До завершения | |
| | | |строительства | |
|1 |2 |3 |4 | 5 |
|ОМТС-07 |Лимитно-заборные карты | |1 год | |
|06. Главная бухгалтерия |
|БУХ-01 |Письма входящие/исходящие. | |1 год | |
|БУХ-02 |Договоры по машинам и механизмам | |Постоянно | |
|БУХ-03 |Квартальные статистические отчеты| | | |
| |по основным | |6 лет | |
| |видам деятельности | | | |
|БУХ-04 |Годовые и квартальные | |Постоянно | |
| |бухгалтерские отчеты и балансы | | | |
|БУХ-05 |Банковские документы, фиксирующие| |6 лет | |
| |хозяйственные операции. Годовой и| | | |
| |квартальный кассовые планы | | | |
|БУХ-06 |Кассовые документы, фиксирующие | |6 лет | |
| |хозяйственные операции. | | | |
|БУХ-07 |Акты о приеме, сдаче и списании | |6 лет | |
| |имущества и материалов | | | |
|БУХ-08 |Счета-фактуры и накладные по | |6 лет | |
| |учету товарно-материальных | | | |
| |ценностей | | | |
|БУХ-09 |Авансовые отчеты | |6 лет | |
|БУХ-10 |Кассовая книга | |6 лет | |
|БУХ-11 | | | | |
| |Договоры материально | | | |
| |ответственных лиц и образцы | |6 лет | |
| |подписей материально | | | |
| |ответственных лиц | | | |
|БУХ-12 |Месячные ведомости по заработной | |75 лет | |
| |плате | | | |
|БУХ-13 |Книга покупок | |6 лет | |
|БУХ-14 |Накладные и акты от поставщиков | |6 лет | |
|БУХ-17 |Договоры поставки | |Постоянно | |
|БУХ-18 |Материальные отчеты | |6 лет | |
|БУХ-21 |Акты выполненных работ, формы № | |6 лет | |
| |КС-3 по объектам | | | |
|БУХ-22 |Акты выполненных работ по услугам| |6 лет | |
|БУХ-23 |Договоры аренды помещений | |Постоянно | |
|БУХ-24 |Договоры на оказание услуг | |Постоянно | |
| | | | | |
|07. Отдел развития бизнеса |
|ОРБ-01 |Акты приема – сдачи выполненных | |3 года | |
| |работ (форма 2, справки формы | | | |
| |3-КС) | | | |
|ОРБ-02 |Договоры подряда. Копии | |3 года | |
|ОРБ-03 |Договоры поставки продукции. | |3 года | |
| |Копии | | | |
|ОРБ-04 |Договоры по машинам и механизмам.| |3 года | |
| |Копии | | | |
|ОРБ-05 |Годовой финансовый план. Копии | |Постоянно | |
| | | |ст.96 | |
|ОРБ-06 |Квартальный финансовый план. | |3 года | |
| |Копии | |ст.206в | |
|1 |2 |3 |4 |5 |
|ОРБ-07 |Отчеты по исполнению бюджета. | |3 года | |
| |Копии | | | |
|ОРБ-08 |Сметы (сводные, объектные, | |1 год | |
| |локальные по видам работ). Копии | | | |
|ОРБ-09 |Сметные расчеты по договорам | |1 год | |
| |(сметы, расчеты по договорам) | | | |
|06. Отдел кадров |
|ОК-01 |Личные дела сотрудников | |75 лет - «В» | |
| | | |ст.498в | |
| |Личные дела | | | |
|ОК-02 |сотрудников-совместителей (или | |5 лет | |
| |работающих по трудовым | | | |
| |соглашениям, договорам ГП) | | | |
|ОК-03 |Личные дела уволенных сотрудников| |75 лет - «В» | |
| | | |ст.498в | |
| |Личные карточки работников (Т – | |75 лет ЭПК | |
|ОК-04 |2) | |ст. 189 | |
| |Подлинные личные документы | | |Не |
|ОК-05 |рабочих и служащих (трудовые | | |востр|
| |книжки, дипломы, аттестаты и др.)| |До |ебова|
| | | |востребования |нные |
| | | | |– не |
| | | | |менее|
| | | | |50 |
| | | | |лет |
| |Приказы по личному составу (о | | | |
|ОК-06 |приеме на работу, переводе, | |75 лет | |
| |увольнении, длительных | |ст.19б | |
| |командировках) | | | |
| |Документы, являющиеся основанием | | | |
|ОК-07 |к приказам по кадрам (заявления,| |3 года | |
| |справки, докладные записки др.) | |ст.429 | |
|ОК-08 |Трудовые договоры | |3 года | |
|ОК-09 |Трудовые соглашения | |3 года | |
| |Договоры гражданско-правового | | | |
|ОК- 10 |характера | |3 года | |
|ОК-11 |Документы табельного учета | |3 года | |
|ОК-12 |Должностные инструкции работников| |3 года после | |
| |предприятия | |замены новыми | |
|ОК-13 |Положения о службах и отделах | |3 года после | |
| |организации | |замены новыми | |
| |Переписка с организациями о | |5 лет ЭПК | |
|ОК-14 |подготовке, переподготовке и | |ст.2С | |
| |повышении квалификации кадров | | | |
|ОК-15 |Бланки документов по оформлению | |До минования | |
| |приема и увольнения сотрудников | |надобности | |
|ОК-16 |Служебные записки | |1 год | |
|ОК-17 |Штатное расписание и структура | |Постоянно | |
| |организации | |ст. 52 а | |
|ОК- 18 |Книга учета приема, перемещения, | |75 лет | |
| |увольнения работников | |ст.508 | |
|ОК- 19 |Книга учета выдачи и движения | |50 лет | |
| |трудовых книжек и вкладышей к ним| |ст.526а | |
|1 |2 |3 |4 |5 |
|ОК-20 |Журнал регистрации приказов по | |5 лет | |
| |кадрам | | | |
|ОК-21 |Журнал регистрации приказов по | |75 лет | |
| |личному составу | | | |
|ОК-22 |Журнал регистрации распоряжений о| |5 лет | |
| |предоставлении отпуска без | | | |
| |сохранения заработной платы | | | |
|ОК-23 |Журнал регистрации листков | |3 года | |
| |нетрудоспособности | | | |

Итоговая запись о количестве дел, заведенных в ______ году.

Долговременного хранения:

Временного хранения:

Итого:

|Начальник Общего отдела |__________________И.О.Ф. | |
| | |________И.О.Ф. |
| | | |

| |Приложение 9 |
|ЗАО «СК«Дружба» Положение об Общем |УТВЕРЖДАЮ |
|отделе «___»____________200_ г. |Генеральный директор |
|Москва |______________И.О.Ф. |
| |«_____»_________200_г. |

1. Общие положения

1.1. Документационное обеспечение управления ООО «ДИН» осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), выраженная Общим отделом.

В состав Общего отдела, входит секретариат Генерального управления, секретари структурных подразделений, административно-хозяйственный отдел.

1.2. Работа Общего отдела регламентируется настоящим положением .
Деятельность работников Общего отдела регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются Общим отделом и утверждаются начальником отдела. При изменении функций и задач Общего отдела должностные инструкции пересматриваются.

1.3. Общего отдела в своей деятельности руководствуется законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями
Президента Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской
Федерации, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

2. Цели и задачи службы ДОУ

2.1. Основными целями Общего отдела являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

2.2. Общий отдел решает следующие задачи:

2.2.1. Совершенствование форм и методов работы с документами.

2.2.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в центральный архив в соответствии с действующими нормативами.

2.2.3. Сокращение документооборота, унификация форм документов.

2.2.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в Компании.

2.2.5. Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

3. Функции службы Общего отдела

3.1. В соответствии с возложенными задачами Общий отдел осуществляет следующие функции:

3.1.1. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.

3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

3.1.4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.

3.1.6. Разработка номенклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8