Учет материально-производственных запасов

Прежде чем сделать заказ, его необходимо утвердить. Первый уровень утверждения находится в отделе, сделавшем заказ (утверждение производится начальником отдела или другим уполномоченным на это работником). Может сложиться ситуация, при которой полномочий этого уровня станет недостаточно и  утверждение заказа должно  будет происходить на уровне более высоком. Работник, утвердивший заказ, должен либо сделать соответствующую пометку, либо проставить именной код в бланке заказа.

Полномочия работников при утверждении заказов ограничены. При превышении установленного лимита требуется утверждение на более высоком уровне: полномочия на санкционирование капитальных затрат почти всегда ограничиваются, при этом важные проекты утверждаются высшей администрацией — обычно на уровне Правления.

Деятельность отдела снабжения, насколько это возможно, централизована, чтобы достичь максимальной экономии и эффективности при заказах. Для приемки МПЗ отводится специальное место, так как это минимизирует затраты как на саму приемку, так и на хранение товара и предотвращает возможность потерь. Многоэтапная доставка и наличие нескольких мест хранения материала повышают степень риска его потерь ввиду хищений, увеличивают затраты на хранение, приемку и транспортировку, а также могут привести к внутреннему беспорядку и задержкам при получении необходимых документов и материалов.

Полученные материалы принимаются только при наличии на них утвержденного заказа. Копия каждого утвержденного заказа отправляется на склад-получатель заказанных товаров. Заказы, подлежащие получению, постоянно контролируются на предмет выявления возможных задержек сроков поставок. Отдел снабжения производит с поставщиками сверку по невыполненным заказам.

Перед оприходованием МПЗ должны пройти процесс приемки. Приемка включает в себя процесс проверки товара как по количеству, так и по качеству, при этом она может проводиться на основе выборочного исследования (в случае больших партий) и включать специальный анализ (например на степень химической очистки). В приходном ордере должны указываться дата приемки, ее результаты и фамилии лиц, принявших товар.

Возврат товаров поставщикам должен точно документироваться. Ошибочно поступившие (не соответствующие заказу) или дефектные товары, выявленные в процессе приемки, хранятся и учитываются отдельно. Отказ от акцепта на месте приемки оформляется Актом приемки материалов (форма № Н-7), который отсылается поставщику вместе с документацией, поясняющей причины отказа.

Записи обо всех поступивших и возвращенных МПЗ постоянно отслеживаются и контролироваться на предмет получения всех накладных и счетов к оплате. Очень важно, чтобы в записях не была отражена кредиторская задолженность за МПЗ — либо не полученные, либо те, по которым был сделан отказ от акцепта. Так, счета-фактуры, поступившие от поставщиков, регистрируются только в том случае, если они соответствуют приходному ордеру и заказу.

Приходные ордера, по которым соответствующие счета-фактуры еще не поступили, указывают на кредиторскую задолженность, которая пока еще не отражена в учете, а возможные отказы от акцепта, претензии по которым еще не предъявлены (например, если брак будет выявлен не на этапе приемки, а на более поздних этапах производственного цикла), могут привести к завышению кредиторской задолженности.

Записи о запасах МПЗ должны постоянно корректироваться и дополняться с учетом всех операций по поступлению и возврату товаров.
Во-первых, это необходимо для обеспечения полноты отражения: копии
приходных ордеров и перечни товаров, по которым были сделаны отказы от акцепта, должны в целях контроля подшиваться в отдельные папки. Компьютеризированные системы могут осуществлять либо пакетную
обработку записей, либо обработку каждой записи в отдельности. Контроль за итогами осуществленных операций должен проводиться как вначале, так и в конце обработки. Во-вторых, это важно для обеспечения
точности: основным средством контроля является инвентаризация.

Обработанные к оплате счета-фактуры и счета регистрируются: обычно полученные счета-фактуры и счета сразу проштамповывают и нумеруют, а затем в ручной системе учета ежедневно фиксируют в журнале поставщиков.

Все счета-фактуры проверяются и утверждаются на основе записей о поступлении товаров или другой соответствующей документации. Кредиторская задолженность в соответствии со счетом-фактурой не должна отражаться вплоть до того момента, как будут получены доказательства действительного получения и приемки товаров по количеству и качеству. Функция  утверждения счетов-фактур должна выполняться независимо от функций заказа, приемки, регистрации и оплаты. Обычно утверждение счетов-фактур производится начальником отдела снабжения.

Все прочие корректировки (НДС, скидки, транспортные расходы) проверяются и утверждаться на основе сопроводительных документов. Отдел снабжения, в котором хранятся копии заказов и который устанавливает условия договора, должен проверять правильность расчетов в счетах-фактурах, сравнивая суммы с копией первоначального заказа.

Санкционированные (и только санкционированные) операции должны быть перенесены соответствующим образом из журнала поставщиков на соответствующие аналитические счета поставщиков и на счета Главной книги. Отдел, совершивший заказ, указывает в бланке заказа код затрат. Сотрудники отдела снабжения проставляют в журнале код поставщика. Правильность этого кодирования может быть проверена двумя способами: путем независимой сверки документов поставщиков и посредством сравнения плановых и фактических затрат по каждому коду затрат.

Итоговые сальдо в журнале поставщиков должны регулярно сверяться с сальдо синтетического счета. Сверка с контрольным счетом — основное средство контроля полноты разноски по бухгалтерским регистрам поступлений, возвратов, скидок и оплат.

Документы поставщиков регулярно сверяются с сальдо журнала поставщиков. Такая независимая сверка позволяет осуществлять контроль за кодированием в журнале, поступлением товаров, их приемкой и оплатой. Любые несоответствия должны незамедлительно анализироваться и устраняться.

Существует обязательное разделение следующих обязанностей: утверждение круга поставщиков; утверждение заказа; отправка заказа; получение и приемка товаров по количеству и качеству; возврат товаров: регистрация получения счетов-фактур и счетов к оплае; сверка счетов-фактур/счетов с сопроводительной документацией; проверка счетов; утверждение счетов-фактур; разноска информации из счетов-фактур по бухгалтерским регистрам произведенной оплаты за МПЗ; утверждение исправлений в банке данных (дополнения, удаления, исправления информации о поставщиках); сверка с документами поставщиков; составление документов на оплату.

Администрация контролирует и анализирует неблагоприятные отклонения от плана в составе затрат по каждому коду затрат и объему запасов в оперативном режиме.

Согласно должностным обязанностям начальник отдела материально-технического снабжения выполняет следующие функции:

·                    организует обеспечение предприятия всеми необходимыми для его производственной деятельности материальными ресурсами требуемого качества и их рациональное использование с целью сокращения издержек производства и получения максимальной прибыли;

·                    руководит разработкой проектов перспективных и текущих пла­нов и балансов материально-технического обеспечения производствен­ной программы, ремонтно-эксплуатационных нужд предприятия и его подразделений, а также создания необходимых производственных запасов на основе определения потребности в материальных ресурсах (сырье, материалах, полуфабрикатах, оборудовании, комплектующих изделиях, топливе, энергии и др.) с использованием прогрессивных норм расхода;

·                    изыскивает источники покрытия этой потребности за счет внутренних ресурсов;

·                    обеспечивает подготовку заключения договоров с поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучает возможность и целесообразность установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов;

·                    организует изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых магазинов и оптовых ярмарок с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов в порядке оптовой торговли, а также закупку материально-технических ресурсов, реализуемых в порядке свободной продажи;

·                    обеспечивает доставку материальных ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах сроками, контроль их количества, качества и комплектность и хранение на складах предприятия;

·                    подготавливает претензии поставщикам при нарушении ими дого­ворных обязательств, контролирует составление расчетов по этим претен­зиям, согласовывает с поставщиками изменения условий заключенных договоров;

·                    руководит разработкой стандартов предприятия материально- техническому обеспечению качества выпускаемой продукции, экономи­чески обоснованных нормативов производственных (складских) запасов материальных ресурсов;

·                    обеспечивает контроль за состоянием запасом материалов и комп­лектующих изделий, оперативным регулированием производственных запасов на предприятии, соблюдением лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованием  в подразделениях предприятия по прямому назначению;

·                    руководит разработкой и внедрением мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов, снижению трат, связанных с их транспортировкой и храпением, использованию вторичных ресурсов и отходов производства, совершенствованию системы кон­троля за их расходованием, использованием местных ресурсов, выявлению и реализации излишнего сырья, материалов, оборудования и других видов материальных ресурсов;

·                    организует работу складского хозяйства, принимает меры по со­блюдению необходимых условий хранения;

·                    обеспечивает высокий уровень механизации и автоматизации
транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и
нормативных условий организации и охраны труда;

·                    организует учет движения материальных ресурсов на складах предприятия, принимает участие в проведении инвентаризации материальных ценностей;

·                    обеспечивает составление установленной отчетности о выполнении плана материально-технического обеспечения предприятия.

Так как Процесс снабжения предприятия товарно-материальными ценностями осуществляет отдел материально-технического снабжения. Документооборот процесса снабжения во многом зависит от организационной структуры этого подразделения.

Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными ресурсами на ООО «Элитстройцентр» создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей и других материалов.

Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который в последствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. Склады ООО обеспечены весами, измерительными приборами и мерной тарой. Материальные ценности передаются на ответственное хранение материально ответственным лицам, с которыми заключены договора о полной материальной ответственности, При этом руководство ООО «Элитстройцентр» создает необходимые условия для работы и обеспечения сохранности материальных ценностей. Материально-ответственные лица организуют складской учет на складе. Он осуществляться ежедневно под постоянным контролем бухгалтерии. Бухгалтер не реже одного раза в неделю осуществлять на складах проверку своевременности и правильности оформления первичных документов и записей в карточки учета материалов.

На предприятии ООО «Элитстройцентр» учет материалов на складе осуществляют кладовщики, являющиеся материально ответственными лицами. С кладовщиком заключен типовой договор о полной материальной ответственности. От должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному   руководителем.Согласно должностным обязанностям заведующий складом выполняет следующие функции:

•        руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п.;

•        обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов;

•        следит за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивает их своевременный ремонт;

•        организует проведение погрузо-разгрузочных работ на складе с соблюдением норм, правили инструкций по охране труда;

•        обеспечивает сбор, хранение и своевременный возврат поставщикам погрузочного реквизита;

• участвует в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей;

•   контролирует ведение учета складских операций, установленной отчетности;

•        принимает участие в разработке и осуществлении мероприятий по повышению эффективности работы складского хозяйства, сокращению расходов на транспортировку и хранение товарно-материальных ценностей, внедрению в организацию складского хозяйства современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи.

 В условиях ручной обработки информации применяют однострочные документы. При этом целесообразно использовать и некоторые разновидности многострочных документов (документы с отрывными на один номенклатурный номер талонами; документы, выписываемые на несколько номенклатурных номеров, входящих в одну учетную группу или относимых на один шифр (заказ), и др.). При небольшой номенклатуре материалов могут применяться и обычные многострочные документы.

Целью проведения инвентаризация материально производственных запасов на ООО «Элитстройцентр» является обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем ООО «Элитстройцентр», за исключением случаев когда проведение инвентаризации обязательно (перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально-ответственных лиц, при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, при реорганизации или ликвидации и т.д.)

Инвентаризации подлежит все имущество ООО «Элитстройцентр» независимо от его местонахождения, в том числе находящееся на ответственном хранении, арендованное.

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации ООО «Элитстройцентр», бухгалтер материального отдела и другие экономисты, техники, инженеры.

До начала проверки фактического наличия материально-производственных запасов комиссия получает последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или карточки учета материалов- это служит основанием для определения остатков товаров к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственное лицо ООО «Элитстройцентр» дает расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на материалы сданы в бухгалтерию и переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Сведения о фактическом наличии материалов ООО «Элитстройцентр» записывают в инвентаризацационные описи не менее чем в двух экземплярах.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель ООО «Элитстройцентр» создает условия, обеспечивающие полную и точную проверку наличия имущества в установленные сроки (обеспечивает рабочей силой для перевешивания, перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, мерной тарой).

Проверка фактического наличия товаров проводится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Товарно- материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимает материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии, приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации и заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации».

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

Учет движения и остатков материалов осуществляется в карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении. Карточка учета материалов является базовым документом аналитического учета, в которой хранится полный набор информации по конкретному виду материальных ценностей. В ней отражаются данные о поставщиках, о количестве учтенных документов и указания на корреспонденцию счетов. Запись в  карточках кладовщик делает на основании первичных документов в день совершения операции. После каждой записи выводит остаток материалов. В связи с этим склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов на ООО «Элитстройцентр». Первичные документы после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию ООО «Элитстройцентр». Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов. Бухгалтер материального отдела принимает от материально ответственного лица первичные документы при реестрах, проверяет правильность оформления документов, проверяет их по существу совершенных хозяйственных операций, подлинности подписей должностных лиц и подтверждает правильность записей своей подписью.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9