Учет материально-производственных запасов
Прежде чем
сделать заказ, его необходимо утвердить. Первый уровень утверждения находится в
отделе, сделавшем заказ (утверждение производится начальником отдела или другим
уполномоченным на это работником). Может сложиться ситуация, при которой
полномочий этого уровня станет недостаточно и утверждение заказа должно будет
происходить на уровне более высоком. Работник, утвердивший заказ, должен либо
сделать соответствующую пометку, либо проставить именной код в бланке заказа.
Полномочия
работников при утверждении заказов ограничены. При превышении установленного
лимита требуется утверждение на более высоком уровне: полномочия на
санкционирование капитальных затрат почти всегда ограничиваются, при этом
важные проекты утверждаются высшей администрацией — обычно на уровне Правления.
Деятельность
отдела снабжения, насколько это возможно, централизована, чтобы достичь
максимальной экономии и эффективности при заказах. Для приемки МПЗ отводится
специальное место, так как это минимизирует затраты как на саму приемку, так и
на хранение товара и предотвращает возможность потерь. Многоэтапная доставка и
наличие нескольких мест хранения материала повышают степень риска его потерь
ввиду хищений, увеличивают затраты на хранение, приемку и транспортировку, а
также могут привести к внутреннему беспорядку и задержкам при получении
необходимых документов и материалов.
Полученные материалы
принимаются только при наличии на них утвержденного заказа. Копия каждого
утвержденного заказа отправляется на склад-получатель заказанных товаров.
Заказы, подлежащие получению, постоянно контролируются на предмет выявления
возможных задержек сроков поставок. Отдел снабжения производит с поставщиками
сверку по невыполненным заказам.
Перед
оприходованием МПЗ должны пройти процесс приемки. Приемка включает в себя
процесс проверки товара как по количеству, так и по качеству, при этом она
может проводиться на основе выборочного исследования (в случае больших партий)
и включать специальный анализ (например на степень химической очистки). В
приходном ордере должны указываться дата приемки, ее результаты и фамилии лиц,
принявших товар.
Возврат товаров
поставщикам должен точно документироваться. Ошибочно поступившие (не соответствующие
заказу) или дефектные товары, выявленные в процессе приемки, хранятся и
учитываются отдельно. Отказ от акцепта на месте приемки оформляется Актом
приемки материалов (форма № Н-7), который отсылается поставщику вместе с
документацией, поясняющей причины отказа.
Записи обо всех
поступивших и возвращенных МПЗ постоянно отслеживаются и контролироваться на
предмет получения всех накладных и счетов к оплате. Очень важно, чтобы в
записях не была отражена кредиторская задолженность за МПЗ — либо не
полученные, либо те, по которым был сделан отказ от акцепта. Так,
счета-фактуры, поступившие от поставщиков, регистрируются только в том случае,
если они соответствуют приходному ордеру и заказу.
Приходные ордера,
по которым соответствующие счета-фактуры еще не поступили, указывают на
кредиторскую задолженность, которая пока еще не отражена в учете, а возможные
отказы от акцепта, претензии по которым еще не предъявлены (например, если брак
будет выявлен не на этапе приемки, а на более поздних этапах производственного
цикла), могут привести к завышению кредиторской задолженности.
Записи о запасах МПЗ
должны постоянно корректироваться и дополняться с учетом всех операций по
поступлению и возврату товаров.
Во-первых, это необходимо для обеспечения полноты отражения: копии
приходных ордеров и перечни товаров, по которым были сделаны отказы от акцепта,
должны в целях контроля подшиваться в отдельные папки. Компьютеризированные
системы могут осуществлять либо пакетную
обработку записей, либо обработку каждой записи в отдельности. Контроль за
итогами осуществленных операций должен проводиться как вначале, так и в конце
обработки. Во-вторых, это важно для обеспечения
точности: основным средством контроля является инвентаризация.
Обработанные к
оплате счета-фактуры и счета регистрируются: обычно полученные счета-фактуры и
счета сразу проштамповывают и нумеруют, а затем в ручной системе учета
ежедневно фиксируют в журнале поставщиков.
Все счета-фактуры проверяются и
утверждаются на основе записей о поступлении товаров или другой соответствующей
документации. Кредиторская задолженность в соответствии со счетом-фактурой не должна
отражаться вплоть до того момента, как будут получены доказательства
действительного получения и приемки товаров по количеству и качеству. Функция
утверждения счетов-фактур должна выполняться независимо от функций заказа,
приемки, регистрации и оплаты. Обычно утверждение счетов-фактур производится
начальником отдела снабжения.
Все прочие
корректировки (НДС, скидки, транспортные расходы) проверяются и утверждаться на
основе сопроводительных документов. Отдел снабжения, в котором хранятся копии
заказов и который устанавливает условия договора, должен проверять правильность
расчетов в счетах-фактурах, сравнивая суммы с копией первоначального заказа.
Санкционированные
(и только санкционированные) операции должны быть перенесены соответствующим
образом из журнала поставщиков на соответствующие аналитические счета
поставщиков и на счета Главной книги. Отдел, совершивший заказ, указывает в бланке
заказа код затрат. Сотрудники отдела снабжения проставляют в журнале код
поставщика. Правильность этого кодирования может быть проверена двумя
способами: путем независимой сверки документов поставщиков и посредством
сравнения плановых и фактических затрат по каждому коду затрат.
Итоговые сальдо в
журнале поставщиков должны регулярно сверяться с сальдо синтетического счета.
Сверка с контрольным счетом — основное средство контроля полноты разноски по
бухгалтерским регистрам поступлений, возвратов, скидок и оплат.
Документы
поставщиков регулярно сверяются с сальдо журнала поставщиков. Такая независимая
сверка позволяет осуществлять контроль за кодированием в журнале, поступлением
товаров, их приемкой и оплатой. Любые несоответствия должны незамедлительно анализироваться
и устраняться.
Существует
обязательное разделение следующих обязанностей: утверждение круга поставщиков;
утверждение заказа; отправка заказа; получение и приемка товаров по количеству
и качеству; возврат товаров: регистрация получения счетов-фактур и счетов к
оплае; сверка счетов-фактур/счетов с сопроводительной документацией; проверка
счетов; утверждение счетов-фактур; разноска информации из счетов-фактур по
бухгалтерским регистрам произведенной оплаты за МПЗ; утверждение исправлений в
банке данных (дополнения, удаления, исправления информации о поставщиках);
сверка с документами поставщиков; составление документов на оплату.
Администрация
контролирует и анализирует неблагоприятные отклонения от плана в составе затрат
по каждому коду затрат и объему запасов в оперативном режиме.
Согласно
должностным обязанностям начальник отдела материально-технического снабжения
выполняет следующие функции:
·
организует
обеспечение предприятия всеми необходимыми для его производственной
деятельности материальными ресурсами требуемого качества и их рациональное
использование с целью сокращения издержек производства и получения максимальной
прибыли;
·
руководит
разработкой проектов перспективных и текущих планов и балансов
материально-технического обеспечения производственной программы,
ремонтно-эксплуатационных нужд предприятия и его подразделений, а также
создания необходимых производственных запасов на основе определения потребности
в материальных ресурсах (сырье, материалах, полуфабрикатах, оборудовании, комплектующих
изделиях, топливе, энергии и др.) с использованием прогрессивных норм расхода;
·
изыскивает
источники покрытия этой потребности за счет внутренних ресурсов;
·
обеспечивает
подготовку заключения договоров с поставщиками, согласование условий и сроков
поставок, изучает возможность и целесообразность установления прямых
долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических
ресурсов;
·
организует
изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о
предложениях мелкооптовых магазинов и оптовых ярмарок с целью выявления
возможности приобретения материально-технических ресурсов в порядке оптовой
торговли, а также закупку материально-технических ресурсов, реализуемых в
порядке свободной продажи;
·
обеспечивает
доставку материальных ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах
сроками, контроль их количества, качества и комплектность и хранение на складах
предприятия;
·
подготавливает
претензии поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, контролирует
составление расчетов по этим претензиям, согласовывает с поставщиками
изменения условий заключенных договоров;
·
руководит
разработкой стандартов предприятия материально- техническому обеспечению
качества выпускаемой продукции, экономически обоснованных нормативов производственных
(складских) запасов материальных ресурсов;
·
обеспечивает
контроль за состоянием запасом материалов и комплектующих изделий, оперативным
регулированием производственных запасов на предприятии, соблюдением лимитов на
отпуск материальных ресурсов и их расходованием в подразделениях предприятия
по прямому назначению;
·
руководит
разработкой и внедрением мероприятий по повышению эффективности использования
материальных ресурсов, снижению трат, связанных с их транспортировкой и храпением,
использованию вторичных ресурсов и отходов производства, совершенствованию
системы контроля за их расходованием, использованием местных ресурсов,
выявлению и реализации излишнего сырья, материалов, оборудования и других видов
материальных ресурсов;
·
организует
работу складского хозяйства, принимает меры по соблюдению необходимых условий
хранения;
·
обеспечивает
высокий уровень механизации и автоматизации
транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и
нормативных условий организации и охраны труда;
·
организует
учет движения материальных ресурсов на складах предприятия, принимает участие в
проведении инвентаризации материальных ценностей;
·
обеспечивает
составление установленной отчетности о выполнении плана материально-технического
обеспечения предприятия.
Так как Процесс
снабжения предприятия товарно-материальными ценностями осуществляет отдел
материально-технического снабжения. Документооборот процесса снабжения во
многом зависит от организационной структуры этого подразделения.
Для обеспечения производственной программы соответствующими
материальными ресурсами на ООО «Элитстройцентр» создаются специализированные
склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных
частей и других материалов.
Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный
номер, который в последствии указывается на всех документах, относящихся к операциям
данного склада. Склады ООО обеспечены весами, измерительными приборами и мерной
тарой. Материальные ценности передаются на ответственное хранение материально
ответственным лицам, с которыми заключены договора о полной материальной
ответственности, При этом руководство ООО «Элитстройцентр» создает необходимые
условия для работы и обеспечения сохранности материальных ценностей.
Материально-ответственные лица организуют складской учет на складе. Он
осуществляться ежедневно под постоянным контролем бухгалтерии. Бухгалтер не
реже одного раза в неделю осуществлять на складах проверку своевременности и
правильности оформления первичных документов и записей в карточки учета
материалов.
На
предприятии ООО «Элитстройцентр» учет материалов на складе осуществляют
кладовщики, являющиеся материально ответственными лицами. С кладовщиком
заключен типовой договор о полной материальной ответственности. От должности
кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации
товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному
руководителем.Согласно
должностным обязанностям заведующий складом выполняет следующие функции:
•
руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товарно-материальных
ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования
складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов,
инвентаря и т.п.;
• обеспечивает
сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов
хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов;
• следит
за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений,
оборудования и инвентаря на складе и обеспечивает их своевременный ремонт;
•
организует проведение погрузо-разгрузочных работ на складе с соблюдением норм,
правили инструкций по охране труда;
•
обеспечивает сбор, хранение и своевременный возврат поставщикам погрузочного реквизита;
• участвует в
проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей;
• контролирует
ведение учета складских операций, установленной отчетности;
• принимает
участие в разработке и осуществлении мероприятий по повышению эффективности
работы складского хозяйства, сокращению расходов на транспортировку и хранение
товарно-материальных ценностей, внедрению в организацию складского хозяйства
современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи.
В условиях ручной обработки
информации применяют однострочные документы. При этом целесообразно
использовать и некоторые разновидности многострочных документов (документы с
отрывными на один номенклатурный номер талонами; документы, выписываемые на
несколько номенклатурных номеров, входящих в одну учетную группу или относимых
на один шифр (заказ), и др.). При небольшой номенклатуре материалов могут
применяться и обычные многострочные документы.
Целью проведения инвентаризация материально производственных
запасов на ООО «Элитстройцентр» является обеспечение достоверности данных
бухгалтерского учета. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются
руководителем ООО «Элитстройцентр», за исключением случаев когда проведение
инвентаризации обязательно (перед составлением годовой бухгалтерской отчетности,
при смене материально-ответственных лиц, при выявлении фактов хищения,
злоупотребления или порчи имущества, при реорганизации или ликвидации и т.д.)
Инвентаризации подлежит все имущество ООО «Элитстройцентр»
независимо от его местонахождения, в том числе находящееся на ответственном
хранении, арендованное.
Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая
инвентаризационная комиссия. В состав инвентаризационной комиссии включаются
представители администрации ООО «Элитстройцентр», бухгалтер материального
отдела и другие экономисты, техники, инженеры.
До начала проверки фактического наличия
материально-производственных запасов комиссия получает последние на момент
инвентаризации приходные и расходные документы или карточки учета материалов- это
служит основанием для определения остатков товаров к началу инвентаризации по
учетным данным.
Материально ответственное лицо ООО «Элитстройцентр» дает расписку
о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на
материалы сданы в бухгалтерию и переданы комиссии и все ценности, поступившие
на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Сведения о
фактическом наличии материалов ООО «Элитстройцентр» записывают в
инвентаризацационные описи не менее чем в двух экземплярах.
Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем
подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель ООО «Элитстройцентр» создает
условия, обеспечивающие полную и точную проверку наличия имущества в
установленные сроки (обеспечивает рабочей силой для перевешивания, перемещения
грузов, технически исправным весовым хозяйством, мерной тарой).
Проверка фактического наличия товаров проводится при обязательном
участии материально ответственных лиц.
Товарно- материальные ценности, поступающие во время проведения
инвентаризации, принимает материально ответственными лицами в присутствии
членов инвентаризационной комиссии, приходуются по реестру или товарному отчету
после инвентаризации и заносятся в отдельную опись под наименованием
«Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации».
На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет
материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке
указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения,
цену и лимит наличия материалов.
Учет движения и остатков материалов осуществляется в карточках
учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку,
поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном
выражении. Карточка учета материалов является базовым документом аналитического
учета, в которой хранится полный набор информации по конкретному виду
материальных ценностей. В ней отражаются данные о поставщиках, о количестве
учтенных документов и указания на корреспонденцию счетов. Запись в карточках
кладовщик делает на основании первичных документов в день совершения операции.
После каждой записи выводит остаток материалов. В связи с этим склад
располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов на ООО «Элитстройцентр».
Первичные документы после записи их данных в карточки учета передают в
бухгалтерию ООО «Элитстройцентр». Сдачу документов оформляют реестром, в
котором указывают наименование и номера сдаваемых документов. Бухгалтер материального
отдела принимает от материально ответственного лица первичные документы при
реестрах, проверяет правильность оформления документов, проверяет их по
существу совершенных хозяйственных операций, подлинности подписей должностных
лиц и подтверждает правильность записей своей подписью.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9
|