Разработка автоматизированного рабочего места бухгалтера 
Для крупных
корпораций, производственных и торговых объединений, куда, например, входят
разные по профилю и форме собственности предприятия и организации,
предназначена САБУ "БОСС-Корпорация" на базе СУБД Oracle 7 Server,
способная работать со сложными структурами данных. Для обследования предприятия
служат CASE-средства Oracle Designer/2000. При создании клиентской части
системы используются модули: Forms, Reports и Graphics семейства Oracle TOOLS.
Подробнее следует остановиться на САБУ "БОСС-Бухгалтер",
непосредственно обеспечивающей автоматизацию бухгалтерского учета. Этот продукт
условно подразделяется на два блока: достаточно типичный для большинства САБУ
модуль финансового учета и программа материального учета, имеющая открытый
справочник-классификатор материальных ценностей, в который можно внести,
например, BAR-код товара для работы POS-терминалов и проведения инвентаризации
с использованием специальных сканеров.
САБУ
"БОСС-Бухгалтер" может применяться на предприятиях любой формы
собственности и функционировать как автономно, так и в составе системы
управления "БОСС-Компания" или "БОСС-Корпорация". САБУ
фирмы "Инфософт" До недавнего времени отличительной чертой продуктов
фирмы "Инфософт" было наличие модулей, предназначенных для автоматизации
отдельных участков бухгалтерского учета. В связи с изменившейся ситуацией на
рынке САБУ фирма разработала новый пакет "Интегратор", название
которого говорит само за себя. Версия "Интегратор 3.0" в сетевом
исполнении (для применения на отдельном компьютере предлагается приложение
"Интегратор Соло") предназначена для автоматизации бухгалтерского
учета на промышленных предприятиях различных отраслей и видов деятельности, так
как исторически все разработки "Инфософт" были ориентированы на
автоматизацию промышленных предприятий. При разработке САБУ использовалась СУБД
Clipper 5.2. В сетевом варианте базовой является конфигурация
"файл-сервер". Для работы в архитектуре клиент/сервер необходимо
дополнительно установить ПО Advantage Xbase Server. САБУ "Интегратор"
эксплуатируется в сетях NetWare 3.xx и выше, Windows NT, LANtastic и др. Не
рекомендуется применение ОС NetWare 4.01. Требования к аппаратному обеспечению:
для станции-клиента необходимы процессор класса 486DX2 и 8 Мбайт оперативной
памяти; для сервера - процессор не ниже Pentium/75 и ОЗУ объемом от 16 Мбайт.
САБУ "Интегратор 3.0" состоит из следующих подсистем: денежные
средства (касса, банк); дебиторы и кредиторы; материалы, продукция, товары,
МБП; поставщики и подрядчики; основные средства и нематериальные активы;
производственные затраты; покупатели и заказчики; прибыль, налоги, капитал;
финансовая отчетность. Особое внимание следует уделить подсистеме
"Производственные затраты", обеспечивающей не только учет
производственных затрат, но и автоматическое распределение косвенных затрат на
объекты калькуляции. Наличие понятного рядовому бухгалтеру механизма
взаимодействия с различными БД и алгоритмов распределения позволяет заметно
упростить расчет фактической себестоимости произведенной продукции, работ и
услуг.
БЭСТ
Для управления персоналом
и начисления заработной платы используются модули "Кадры" и
"Заработная плата", которые могут эксплуатироваться как отдельно, так
и в составе комплекса "Интегратор". САБУ фирмы
"Интеллект-Сервис" Отличительной чертой ПО "БЭСТ" версии
3.1 является ориентация на комплексную автоматизацию предприятий оптовой
торговли. Этот продукт может функционировать как в локальном, так и сетевом
варианте. В качестве сетевой среды используются ОС NetWare версий 3.11 и выше,
Windows NT, VINES, LANtastic и др. Требования к аппаратному обеспечению: для
станции-клиента необходимы процессор 386 и выше, оперативная память от 4 Мбайт;
для сервера - процессор от 486DX, ОЗУ объемом не менее 16 Мбайт.
Структурно
система "БЭСТ" выполнена в виде набора взаимосвязанных программных
модулей: настройка и системные утилиты; ведение Главной книги (АРМ главного
бухгалтера); учет кассовых операций; учет операций с банком; учет основных
средств; учет производственных запасов; учет товаров и готовой продукции;
управление продажами (реализацией); заработная плата.
Модуль
"Управление продажами" (в западных системах он чаще всего носит
название "Книга продаж", или "Оформление заказа") выполняет
скорее менеджерские, нежели бухгалтерские функции. Он позволяет составлять
заказы на приобретение контрагентами материальных ценностей у предприятия.
Сформированный заказ служит основой для составления счетов и расходных
накладных. Описываемый модуль автоматически контролирует количество
выписываемого товара с определенного склада. После отработки всех документов в
системе учета заказу присваивается статус исполненного. Составление заказов в
значительной мере сокращает затраты рабочего времени менеджеров и облегчает
планирование торгово-закупочной стратегии предприятия.
АККОРД
САБУ фирмы "Атлант-Информ" Система "Аккорд" (версия 3.2) представляет собой комплекс программ, автоматизирующих различные службы предприятия. В одной информационной среде могут работать отдел кадров, плановые службы, бухгалтерия, службы управления закупками и продажами, отдел труда и заработной платы. Функционально система разделена на модули: управление снабжением; управление продажами; склад; обмен (предназначен для организации работы системы в режиме распределенной БД и обмена информацией между несколькими удаленными друг от друга подразделениями); технико-экономическое планирование (ТЭП); спецодежда; торговый зал; комиссия (автоматизация функций учета комиссионных товаров); управление кадрами; заработная плата; бухгалтерский учет; учет основных средств и нематериальных активов; учет МБП; международная бухгалтерская отчетность; анализ финансового состояния; нормативы; администратор. Наибольший интерес вызывает модуль "Технико-экономическое планирование". Он позволяет производить расчет плана производства на каждый месяц в натуральном и стоимостном выражении по каждому цеху (с учетом имеющихся запасов) на основе состава производственных заказов; устанавливать план выпуска продукции; производить расчет потребности в материалах, полуфабрикатах на плановый или фактический объем производства; определять сводные потребности в материалах, а также трудозатраты на одно изделие или партию однородных изделий; калькулировать плановую себестоимость изделий и полуфабрикатов; выдавать последовательность технологических операций и нормы трудозатрат при производстве изделий или полуфабрикатов и т. д. Такое широкое функциональное наполнение облегчает анализ динамики производственной себестоимости в течение любого периода времени. Система разработана с помощью инструментальной среды "Атлантис" компании "Атлант-Информ", использующей систему управления записями Btrieve, SQL Server фирмы Sybase и поддерживающей архитектуру клиент/сервер. Требования к аппаратному обеспечению: для станции-клиента необходим процессор класса не ниже 386DX, оперативная память от 4 Мбайт; для сервера - процессор класса не ниже 486DX, ОЗУ объемом не менее 16 Мбайт. 3.2. Практическая технология
эффективной автоматизации бухучета.
Что такое хорошая автоматизация.
Для того, чтобы
эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо
представлять себе что же такое автоматизированный бухучет. На первый
взгляд все просто и даже такая постановка вопроса кажется несколько надуманной,
потому что автоматизированный бухучет - это просто когда бухучет ведется на
компьютере. Вот такое заблуждение и служит причиной большого количества
неудачных попыток автоматизации. Следует осознать, что внедрение бухгалтерской
программы эффективно только тогда, когда следствием внедрения является
повышение эффективности и улучшение качества ведения бухучета на предприятии.
Это может выражаться в:
·
Упорядочении
бухучета.
Если при бумажной бухгалтерии для получения какой-либо информации, например
специфической выборки оборотов по субсчету счета №№№60, требовалось несколько
часов работы, то на компьютере - нажал клавишу и выборка распечаталась.
·
Увеличении
количества информации, получаемой из бухучета. Раньше можно было увидеть аналитику
по 41 счету только в каком-нибудь одном разрезе, сейчас, на компьютере - в
нескольких.
·
Снижение
числа бухгалтерских ошибок. Это очень важный фактор, если учитывать величину штрафов и
пеней за сокрытие налогооблагаемых величин, причиной которого, как правило
являются именно бухгалтерские ошибки, а не некий злой умысел.
·
Повышение
оперативности бухучета. Если раньше, при бумажном бухучете, бухгалтера не поспевали
за первичной документацией и делали проводки с опозданием, а квартальный и
годовой отчет сдавался в последний момент, то сейчас это прекратилось.
·
Повышении
экономичности бухгалтерского учета. Наша практика показывает, что во многих случаях,
изменив применяющиеся на предприятии план и типовую корреспонденцию счетов,
формы первичных документов и другие "подвластные" бухгалтерии
параметры можно без использования различных рискованных схем уменьшить
налогооблагаемые величины или, по крайней мере, передвинуть сроки и снизить
частоту налоговых платежей.
·
Другие
факторы, зависящие от специфики каждого конкретного предприятия.
Если таких
улучшений не произошло, то автоматизация бессмысленна - она не принесла
конечного результата, сам же по себе переход с заполнения бумажных
журналов-ордеров на нажимание компьютерных клавиш улучшением не является, это
просто замена. Такую ситуацию следует скорее называть "псевдоавтоматизацией".
К сожалению, псевдоавтоматизация встречается часто, происходит это потому,
что люди думают: "Автоматизировать - значит просто перевести на компьютер
и все тут", а процесс внедрения программы в их понимании состоит в том,
чтобы как-то начать заводить операции в компьютер. Последствия
псевдоавтоматизации удручающи. Бухгалтерия, которая раньше была перегружена
текущей работой, сейчас, "при компьютерах", тоже ничего не успевает,
иногда работы становится еще больше - надо же вначале сделать все или отдельные
разделы бухучета на бумаге, а потом, непонятно для чего, завести в компьютер.
Руководство тоже не понимает для чего потрачены немалые деньги на компьютеры,
программы и внедрение, когда в бухгалтерии как был "завал", так и
остался.
Таким образом,
можно сказать, что автоматизация бухучета - это процесс, при котором в
результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и
улучшается качество ведения бухучета на предприятии. Значит перед тем как
принимать решение об автоматизации бухучета следует выделить, что и как эта автоматизация
должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации.
Распространенным стереотипом является
то, что автоматизация бухучета приводит к сокращению бухгалтерского персонала,
что приводит к страху перед автоматизацией, а иногда и к ее саботажу. Несмотря
на то, что, на первый взгляд, все логично - часть работы берет на себя
компьютер, который и вытесняет бухгалтеров-людей, стереотип является ошибочным.
Дело в том, что количество необходимых в бухгалтерии бухгалтеров зависит только
от количества обрабатываемых бухгалтерией первичных документов (накладных,
кассовых ордеров, платежек и пр.), а количество первичных документов не зависит
от того, автоматизирован бухучет или нет, оно зависит от объема хозопераций в
организации. Таким образом автоматизация бухучета не уменьшает числа
необходимых в бухгалтерии бухгалтеров.
Еще одним
распространенным заблуждением является то, что автоматизация бухучета
начинается с покупки программы и затем происходит "введение данных в
программу". Для того, чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был
эффективен и дал результат, о котором говорилось в предыдущем разделе, начинать
необходимо с подготовки, которую условно можно разбить на пять этапов.
Этап I.
Оптимизация бухучета.
Как уже
отмечалось, автоматизация имеет смысл лишь тогда, когда она что-то улучшает в
бухгалтерии, поэтому начинать надо с выявления того, как и что можно улучшить.
Дело в том, что все хорошие современные пограммы по автоматизации бухучета -
очень гибкие системы, они позволяют настраивать на нужды конкретного
предприятия буквально все, начиная от плана счетов и кончая формами отчетности
в налоговую инспекцию. Проводится анализ имеющейся на предприятии системы
бухучета, а именно:
1. Применяемый план счетов и
использование конкретных счетов.
2. Применяемая аналитики по различным
счетам.
3. Использующиеся типовые проводки
для отражения типовых хозопераций.
4. Формы и содержание первичной
документации.
5. Формы учетных регистров.
Анализ
производится на предмет того, что можно изменить для улучшения бухгалтерского
учета (см. предыдущий раздел). Вот конкретный пример. Если организация
оказывает услуги и реализацию учитывает по оплате, то при получении на
расчетный счет реализации можно сразу же автоматически начислять не только НДС,
но и налоги на пользователей автодорог и содержание ЖКХ. В результате в любой
момент можно будет посмотреть кредитовый остаток по счету 67 "Расчеты по
налогу на пользователей автодорог" и увидеть какая сумма уже
"набежала" для уплаты по следующему сроку платежа. Информативность
бухучета улучшилась. Ясно, что для проведения такой оптимизации требуется
высококвалифицированный и опытный специалист по бухгалтерскому учету и
налогообложению, каким является, например, аудитор или опытный главбух. Многие
фирмы, внедряющие программы, как раз грешат тем, что их сотрудники прекрасно
разбираются в самих программах, а вот в бухучете-то не очень, и автоматизируют
они бухгалтерию в том виде, в котором она есть, не используя возможности для
улучшения и даже оставляя старые ошибки.
Этап II.
Выбор масштабов автоматизации
Под выбором
масштабов автоматизации понимается то, в каком объеме будет автоматизироваться
бухгалтерия и в каком порядке будут переведены на компьютер разделы бухучета.
Эта проблема тем более актуальна чем крупнее автоматизируемая организация.
Когда речь идет о небольшой фирме, где бухучет ведет один-два бухгалтера, то
проблема не стоит вообще, бухучет надо автоматизировать полностью и сразу весь,
потому, что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик. Но когда
мы имеем дело с крупным предприятием, любого профиля деятельности и формы
собственности, таким как большая торговая фирма, автотранспортное предприятие,
фабрика, строительная организация и пр., где бухучет ведется четырьмя и более
бухгалтерами, и по каждому разделу бухучета (учет реализации, расчетов с
поставщиками, производства и пр.) имеется с одной стороны большой
документооборот и с другой стороны много специфики и нюансов, становится
понятно, что, если начинать автоматизировать все сразу, то процесс "завязнет"
и результатов не будет. Поэтому для крупной организации, с учетом ее
особенностей следует решить:
1. Какие разделы
автоматизировать, а какие - нет. Например, если в отделе сбыта есть своя программа, при
помощи которой отслеживаются расчеты с заказчиками, то делать то же самое в
рамках бухучета, наверное, не надо, бухгалтерия может ограничиться просто
отражением проводок по счетам реализации, товаров отгруженных, авансов и пр.
Часто встречающийся фактор, также, состоит в том, что на всех бухгалтеров не
хватает компьютеров, а средств на их покупку нет, значит какие-то разделы
неизбежно будут вестись на бумаге.
2. В каком порядке
автоматизировать разделы. Практика показывает, что при большом объеме работ по
автоматизации лучше переводить на компьютер отдельный раздел, осваиваться с
ним, получать результат, затем переходить к другому разделу и так далее, а не
стараться сделать все сразу. Очень важно спланировать порядок автоматизации
разделов, чтобы не получалось так, что какой-то раздел автоматизируется, а
потом его опять приходится донастраивать, чтобы он совмещался с другими, на что
уйдет дополнительное время и деньги. Очевидно, что почти в большинстве случаев
начинать надо с ведения главной книги, журнала хозопераций, расчета налогов и
составления отчетности - то есть работы главного бухгалтера.
При выборе
масштабов автоматизации есть еще один аспект. Он состоит в том, что информация,
получаемая из бухучета требуется и в других структурных подразделениях
предприятия, например в отделе сбыта - информация о состоянии расчетов с
покупателями и отгрузке продукции, в отделе снабжения - информация об остатках
на складах и их номенклатуре (аналитике), прогрессивно мыслящее руководство
хочет знать о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности (также в аналитике
по должникам и кредиторам), объемах реализации и ее структуре, о структуре
затрат и о многом другом. Хорошо автоматизированный бухучет в состоянии дать
всю эту информацию с учетом всех специфических требований, значит нужно
определить весь объем информации, требуемый для внутреннего пользования в
организации и произвести настройку программы так, чтобы эта информация
выдавалась, для этого производится совещание с заинтересованными службами
предприятия и руководством и определяется что конкретно и в каком виде им
требуется. Если, например, отдел сбыта ведет свой учет, а руководству не до
анализов реализации и затрат, то информация для них не нужна.
Когда бухучет
ведется коллективом бухгалтеров, то, очевидно, что программа по автоматизации
бухучета будет работать в сети, где несколько бухгалтеров работают каждый не
своем компьютере. Поэтому важно заранее распределить, какой бухгалтер что будет
вести, т.е. провести четкое распределение функций, чтобы впоследствии, при
настройке программы каждый на своем рабочем месте имел то, с чем ему предстоит
работать.
Этап III.
Постановка задачи.
Когда определено,
что будет изменяться в бухучете (Этап I) и какие разделы в каком порядке будут
автоматизироваться (Этап II), следует четко определить, что автоматизированный
бухучет будет давать на выходе. На выходе бухучет дает:
1. Первичные документы.
2. Учетные регистры для бухгалтерии.
3. Регистры и информацию для
внутренних нужд предприятия (см. предыдущий этап).
4. Бухгалтерскую отчетность и расчеты
по налогам и другим платежам.
Постановка задачи
состоит в том, что в письменном виде фиксируется конкретный перечень всех
документов и регистров, необходимых на предприятии, которые должен выдавать
автоматизированный бухучет, и требования к ним, такие как информация, содержащаяся
в учетных регистрах, и первичке, автоматизированность заполнения первички и
отчетов и пр. с учетом особенностей хоздеятельности. Например в накладных на
отпуск товаров в одной фирме требуется наличие долларового эквивалента цене, в
другой фирме - величина торговой наценки, а в третьей то и другое (или ни того
ни другого). Отделу сбыта может потребоваться ведомость отгруженных товаров с
указанием продажной цены товара и датой отгрузки.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9
|
|
