Реферат: Автоматизированная справочно-информационная система учета и контроля поставок на предприятии

На предприятиях государственной формы собственности осуществлением всех действий связанных с поставками и оформлением необходимых документов , при наличии соответствующего программного обеспечения, занимается определенное количество персонала предприятия, но , как правило, разработка такого программного обеспечения велась на языках низкого уровня программирования, а за последние 6-8 лет развитие машинных средств (ПЭВМ), программных средств резко увеличилась, поэтому ранее разработанное ПО не отвечает более высоким требованиям, предъявляемым к современным программным продуктам. Что же касается предприятий, фирм различный форм частной собственности, то они зачастую не имеют вовсе соответствующего программного обеспечения, что значительно увеличивает трудоемкость процесса контроля и учета  проведения поставок. Разрабатываемый программный продукт и призван решать данные проблемы.   

1.2 Формулировка задач

Любое предприятие, осуществляя свою деятельность, для получения продукции от поставщиков должно заключить с последними договор на поставку продукции. Обычно на одноименную продукцию предприятие-заказчик заключает несколько договоров с предприятиями-поставщиками. Затем заказчик по мере потребности в определенной продукции высылает поставщику заявку на поставку продукции и получает от последнего счет-фактуру, в котором указано наименование продукции и ее отпускная цена. На основании этих счетов предприятие-заказчик определяет оптимальную заявку и высылает поставщику заказ на поставку продукции. После получения заказанной продукции заказчик отправляет счет в бухгалтерию, которая оплачивает его в банке в течении срока, предусмотренного договором. Поэтому для документального обеспечения процесса поставок на предприятие программа должна создавать (распечатывать) следующие необходимые документы:

-               бланк договора предприятия-заказчика с фирмой-поставщиком (с указанием наименования и юридических адресов сторон, ассортимента продукции для поставок, ее количества и предположительной стоимости, а так же условия и сроки действия договора);

-               заказ на поставку необходимой продукции (указывается количество, наименование, номенклатура, сроки поставки).

Также создаваемая автоматизированная система по имеющимся данным о поставщиках и вновь полученным данным должна определять оптимальный счет-фактуру с точки зрения количество-цена.

Любую поставку предприятие-заказчик обязано оплатить в установленные договором сроки, поэтому АС должна осуществлять подсчет суммы долга (денег к выплате) на текущую дату.

На рис 1.1 представлена функциональная схема осуществления поставок на предприятие.

Таким образом для разработки АСИС необходимо выполнить следующие задачи:

¨   реализация управления доступом к АСИС;

¨   создать СУБД для работы АСИС;

¨   разработать справочную информацию по АСИС;

¨   выполнить анализ и учета поставок.

1.3 Мотивация задач.

Предприятие или фирма, производя свою продукцию, нуждается в поставках сырья от других предприятий. Но на одно и тоже сырье у разных производителей-поставщиков различная отпускная цена, поэтому в целях снижения себестоимости выпускаемой продукции предприятие заказчик заключает договора с большим количеством поставщиков и затем высылает поставщикам заявку на  поставку продукции с указанием типа и ее количества. Поскольку предприятие-заказчик при получении грузов так или иначе связано с документами, с документальным оформлением поставок, то проектируемая АСИС должна создавать все бланки документов, связанных с поставками.

Поскольку все поставщики высылают заказчику счета-фактуры (прейскурант цен на заказанную продукцию), то среди их множества необходимо определить наиболее выгодное для предприятия-заказчика, как по цене, так и по качеству, что и должна выполнять создаваемая АС.

Так как договора с поставщиками заключаются на определенный срок, предполагаемое количество поставляемой продукции и на определенную сумму, то при осуществлении заказа на поставку продукции, в договоре оговаривается срок, в течении которого заказ должен быть оплачен, поэтому необходимо знать сумму к оплате на указанное число, как общую так и по различным поставщикам в отдельности.

Так как все вышеперечисленные действия осуществляются на протяжении длительного времени, то при приятии решения о продлении срока действия договора  целесообразно принимать во внимание следующие факторы: качество поставок конкретными поставщиками (имеется ввиду выполнение сроков осуществления поставок, соответствие номенклатуры поставленной продукции заказанной, отсутствие или процент брака), его терпимость по отношению к оплате по поставкам. Поэтому необходимо сохранять всю информацию о поставках на предприятие, что бы в дальнейшем ее можно было бы использовать.

1.3. Техническое задание.

Введение.

Автоматизированная справочно-информационная система (АСИС) “Учет поставок” будет использоваться на предприятиях различных форм собственности и обеспечивать контроль и учет поставок производимых на предприятие. Также при использовании данного ПО будет иметься возможность составления отчетности о поставках на предприятие, выявление задолженности по оплате поставок. Разрабатываемое ПО может быть использовано как руководителем предприятия, для осуществления контроля производимых поставок на предприятие, так и начальниками цехов, для ведения учета поставок.

1.3.1. Основания для разработки.

Основанием для выполнения работы является приказ о базе преддипломной практики от 10 июня 1999 г. № 270 по Государственному аэрокосмическому университету и приказ о дипломном проектировании от 26 июня 2000 г. № 271.

1.3.2. Назначение разработки.

Целью дипломного проектирования является разработка и создание программного продукта “Учет поставок”. Данный программное обеспечение предназначено для контроля, учета, автоматизации и систематизации информации о поставках различного вида продукции на предприятие любой формы собственности, занимающимся любым видом производства или деятельности.

Разрабатываемый  программный продукт должен обеспечивать создание информационной базы об осуществленных поставках на предприятие, а также осуществлять создание следующих документов :

¨   бланк договора предприятия заказчика с фирмой-поставщиком (с указанием наименования и юридических адресов сторон, участвующих в  договоре, ассортимента продукции для поставок, ее количества, предположительной стоимости, условия и сроки действия договора);

¨   заявку на поставку необходимой продукции (указывается количество, наименование, номенклатура, сроки поставки, сумма поставки);

¨   заказ на поставку.

Коммерческая версия  программного продукта позволит производить:

¨   более полный контроль и организацию учета о поставках на предприятие;

¨   автоматизировать процесс оформления поставок на предприятие;

¨   уменьшит временные затраты на оформление документов, связанных с поставками;

¨   вычислять задолженность по оплате осуществленных поставок на указанный период;

¨   обеспечить пользователя   системой помощи как по понятиям предметной области, так и по пользованию программным продуктом.

Разрабатываемый автоматизированная система должна будет реализовать следующие функции:

1.   Обеспечение ввода данных о поставках на предприятие;

2.   Анализ введенной информации;

3.   Подсчет задолженности предприятия за осуществленные поставки;

4.   Определять оптимальный счет-фактуру с точки зрения “количество-цена”;

5.   Производит печать документации, связанной с организацией поставок (бланк договора, заказа, заявки).

1.3.3. Исходные данные и источники.

Данная работа базируется на теме преддипломной практики  и является ее продолжением с учетом рекомендаций по улучшению ранее разработанного ПО, предложенных руководителем практики от предприятия и группой сотрудников этого предприятия и  рассмотренных руководителем практики от института.

1.3.4. Исходные требования к конечному результату.

Требования по функциональности.

Разрабатываемая АСИС должен обеспечивать автоматизированный контроль, а так же учет поставок на предприятие (цех этого предприятия), для этого создаваемая система должна:

¨   Обеспечивать ввод, связанных с поставками на предприятие и обработку  этих данных;

¨   Создавать отчетные документы и документы для организации грузопоставок; ( Приложение А)

¨   Иметь систему помощи по программе;

¨   При вводе данных об наименовании  товаров должен использоваться справочник “Номенклатура товаров”;

¨   Создаваемые документы должны отвечать отраслевым стандартам, принятым на предприятии.

Условия эксплуатации

Создаваемый программный продукт должен будет использоваться директором предприятия, начальником цеха, начальником склада, в зависимости от места эксплуатации продукта. Заданные характеристики функционирования должны обеспечиваться при условиях, которые определяются конкретным носителем данных, на котором хранятся данные.  Наиболее распространенными носителями данных в настоящее время являются жесткие диски, для которых оптимальным является функционирование при температурах от 5 до +35оС и относительной влажности от 10 до 60 процентов.

Требования к составу и параметрам технических средств

Программа должна функционировать на персональных компьютерах со следующей конфигурацией:

-                IBM PC/AT совместимых ПЭВМ не ниже Pentium 100;

-                с объемом ОЗУ не менее 16 мегабайт;

-               Объем необходимого дискового пространства - не менее 10 мегабайт.

Требования к информационной и программной совместимости

Создаваемая программа должна функционировать, легко инсталлироваться, настраиваться и корректно работать  при выполнении следующих требований:

-               наличие операционной системы типа Windows 95, Windows 98, Windows NT 4.x, Windows 2000 и совместимых с ними;

-               наличие базы данных LocalInterBase или совместимых с ней;

-               ввод даты обязателен в форме маски;

-               ввод цифр обязателен.

Требования по защите.

Для обеспечения защиты от несанкционированного доступа к информации, связанной с поставками на предприятие будет предусмотрена система паролей при загрузке программы в оперативную память. Для обеспечения защиты данных про сбое в сети питания ПК либо аварийном завершении работы программы будет предусмотрен режим автосохранения. 

1.3.5. Этапы проведения работ.

Этапы проведения работы представлены в таблице 1.2.

Таблица 1.2. Этапы проведения работы.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10