Реферат: Автоматизация инвестиционной компании
В деятельности инвестиционной компании встречаются различные
типы сделок: по купле-продаже ценных бумаг у юридических и физических лиц,
купле-продаже ценных бумаг с выполнением правила поддержания и т.п.
Объект «Документы для перерегистрации». Этот этап
применяется для построения этапов исполнения сделок, в которых задействованы
покупка ценных бумаг. Методы объекта обслуживают следующие этапы хозяйственных
процессов: отсылка договора купли-продажи и передаточного распоряжения
контрагенту на подпись с последующей перерегистрацией; отсылка тех же
документов реестродержателям; получение уведомления о перерегистрации от
реестродержателей, контрагентов и доверенных лиц.
В качестве атрибутов используются: фактическая дата
получения документов от контрагентов; дата отправки документов; дата отправки
документов на перерегистрацию; дата перерегистрации; регистрационный номер
сделки.
Объект «Платежи» Он используется для описания тех
объектов сделок, где используются потоки денежных средств. Методы объекта
позволяют регистрировать платеж; аннулировать его; проводить отчет в системе. К
атрибутам данного объекта относятся сумма платежа, регистрационный номер
сделки, дата платежа, номер платежного поручения т.д. В работе с данным
объектом могут принимать участие как бэк-офис, так и бухгалтерия. Важно то, что
внутренняя логика этого объекта обеспечивает ввод согласованных между
бэк-офисом и бухгалтерией и непротиворечивых данных, а это дает возможность
достичь высокого темпа и качества обработки информации.
Объект «Отчет из регионов» Этот объект выступает в
бизнес-процессах, отражающих работу доверенных лиц в регионах. Методы объекта
традиционно просты: создать, редактировать, провести отчет. Его основные
атрибуты: сведения о доверенном лице; сумма, выданная на руки по всем операциям
купли-продажи в регионах; сумма регистрационного сбора и подоходного налога,
удержанного и начисленного в процессе купли-продажи ценных бумаг.
При этом структура бизнес-процесса, отслеживающего работу
компании в регионе, состоит из двух основных этапов:
1.финансирование операций в регионах (с использованием
объекта «Платежи»);
2. учета и анализа операций в регионе ( с использованием
объектов «Отчет из регионов» и «Сделка»)
Структура всего процесса полностью соответствует
предлагаемому ассоциацией НАУФОР порядку учета операций с физическими лицами.
Внутренняя структура бизнес-обектов поддерживает принцип
двойной записи, причем в соответствии с приведенной классификацией сделок они
содержат различные виды корреспонденций, общая структура которых совпадает с
предложениями компании Artur Andersen по этому вопросу.
В основе учета исполнения сделок в бэк-офисе по
рекомендациям НАУФОР лежит метод двойной записи. Это предопределяет выбор
мощной, производительной и надежной бухгалтерской системы в качестве платформы
для построения подсистем бэк-офиса и бухгалтерии.
Подсистема бэк-офиса работает на внебалансовых относительно
бухгалтерии счетах. Иными словами из всего объема собственных денежных средств
компании должен быть условно выделен фонд под операции со сделками с ценными
бумагами. Для этого в подсистеме бэк-офиса открывается специальный контрольный
счет. Он может корреспондировать со счетами учета наличных средств в кассе или
на расчетном счете. Смысл этого с экономической точки зрения заключается в том,
чтобы привлечь средства для осуществления основной деятельности компании;
контрольный счет обеспечивает балансирование ее активов и пассивов на момент
составления пробного или консолидированного баланса. Далее открываются счета
клиентов и контрагентов ценных бумаг и т.д. При завершении основных этапов
сделки подсистема бэк-офиса производит соответствующие этому этапу двойные
записи и помещает их в учетный раздел.
Полную классификацию и исчерпывающее описание предназначения
счетов, которые использует бэк-офис, можно найти в рекомендациях по внутреннему
учету операций с ценными бумагами в брокерских или дилерских компаниях от Artur Andersen.
Эта подсистема автоматически формирует весь спектр учетных
регистров, опубликованных в Стандартах НАУФОР, а именно:
· журнал ежедневного
учета денежных средств;
· журнал ежедневного
учета ценных бумаг;
· книга учета
(оборотная ведомость) денежных средств;
· книга учета
(оборотная ведомость) ценных бумаг;
· журнал учета
дилерских операций (по собственному портфелю и портфелю клиентов компании);
· журнал
незавершенных сделок.
Отметим, что подсистемы бэк-офиса и бухгалтерии реализуют
базовые принципы функционирования учетной системы для инвестиционных компаний.
А это значит, что, во-первых, операции с ценными бумагами учитываются отдельно
от административно-хозяйственных; во-вторых, средства клиентов, которыми
распоряжается фирма, учитываются отдельно от собственных средств компании; и
в-третьих, учет ведется в режиме реального времени, т.е. любая операция
отражается в системе в день ее совершения.
Подсистема бухгалтерии обеспечивает полноту учета всех
хозяйственных процессов в инвестиционной компании. Благодаря тесной интеграции
с подсистемой бэк-офиса и поддержке релевантных бизнес-объектов («Документы для
регистрации», «Платежи») подсистема бухгалтерии естественным образом
вовлекается в решение задачи учета результатов бизнес-процессов компании.
Одновременно с этим в ней предусмотрена автоматизация стандартных для любого
предприятия функций:
· учет основных
средств;
· учет МБП;
· расчета зарплаты;
· кассовых операций;
· банковских
операций;
· учета и
отчетности.
Поскольку счета учета краткосрочных вложений фирмы
регистрируются параллельно в бухгалтерии и бэк-офисе, то заметно упрощается
процедура двойного контроля за точной интерпретацией первичных документов. Это
только повышает качество учетных процессов в компании.
Необходимо и обратить внимание и на то, что структура счетов
бэк-офиса полностью соответствует группировке счетов бухгалтерского учета, на
основании которой строится финансовая отчетность, соответствующая стандартам IAS (International Accounting Standarts).
Эксплуатация системы StokRoute.
Основная
деятельность компании
|
|
Административно-хозяйственная
деятельность
|
|
Система
Область автомати-
зации
Модули
системы
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
· торговый отдел
·бэк-офис
·отдел по работе с клиентами
·бухгалтерия
·аналитический отдел
·руководство
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Подразделения
компании
Система
управления инвестиционной компанией
Система состоит из пяти модулей
«Сделка», «Управление сделками», «Бухгалтерия», «Инвентарный учет» и
«Зарплата». Основная производственная деятельность по торговле ценными бумагами
автоматизируется за счет первых двух модулей. Они тесно связаны друг с другом,
поскольку они обслуживают одни и те же хозяйственные процессы.
В работе инвестиционной компании можно выделить ряд
периодических операций.
При заключении сделки: заключение сделки; подготовка
документов по сделке; перерегистрации прав собственности; осуществление
платежа; дополнительно, в случае заключения сделки с клиентскими бумагами, -
документирование поручения от клиента; формирование подтверждения сделки
клиенту.
При нарушении сроков на каком-либо этапе сделки:
документирование сделки (прикрепление к сделке образцов документов, телефонных
переговоров); разработка и принятия решения начальником бэк-офиса; разработка и
принятие решения юристом.
При получении отчета об операциях компании в регионах:
получение отчета из региона; получение ведомости из региона; получение
контрактов из региона.
При получении от клиентов комиссионного вознаграждения:
формирования счет-фактуры; получение платежа.
Эти последовательности классифицируются как деловые процессы
с жесткой маршрутизацией заданий. Для их автоматизации используется модуль
«Управление сделками».
Этапы
к д
о а
м н
а н
1.Передаточное
распоряжение
2.Уведомление
о перерегистрации
|
|
1.Тикет
2.Договор купли-продажи
|
|
н ы
д е
а
Документы
Таким образом, модуль «Сделки» играет роль системы
управление документами (система DMS), а модуль
«Управление сделками» маршрутизирует эти документы, обеспечивая отражение
хозяйственных процессов компании в реальном времени. Исполнение сделки по
этапам обеспечивает WorkRoute II, а работу с
документами - модуль «Сделки», представленный продуктом фирмы «Алеф консалтинг»,
используемый в «Альфа-РИНАКО». Взаимодействие этих модулей заключается в вызове
электронных документов модуля «Сделки» со стороны модуля «Управление сделками»
(в соответствии со сроками, предусмотренными в торговом соглашении НАУФОР и
договоре купли-продажи).
Документы в StokRoute выполняют
следующие функции:
· электронное
представление первичного документа (распорядительная записка, платежное
поручение и выписка из расчетного счета фирмы);
· плоские регистры
для хранения структурированной информации (сделка, документы для
перерегистрации);
· непрямой источник
для составления бака (любой документ, формирующий двойственную операцию)
· отчеты (журнал
незавершенных сделок, книга учета денежных средств и ценных бумаг, отчет брокера
перед клиентом);
· носитель
управляющей информации, заменяющей функционирование системы (инструктор
хозяйственных операций).
Модель
документа модуля «Сделки»
|
|
Проводки
по российскому плану счетов
|
|
Проводки
по оперативным счетам бэк-офиса
|
|
Визуальное представление здесь
означает, что документ имеет интерфейс для конечного пользователя. Карта с
документами модуля «Сделки» проста и естественна: персонал компании заполняет
поля документа, затем может сохранить его, пересчитать, сделать проводки по
документу или распечатать. При этом система поддерживает целостность
информации, вводимой посредством документов: нельзя удалить проводки или
хозяйственные операции, не удалив сам документ; изменить проводки можно также
только через сам документ.
Каждый документ имеет два
основных вида представления: список (list) и форму (single). Работа с любым документом начинается через «Список».
Здесь удобно ориентироваться между разными документами одного типа, имеются возможности
для поиска, сортировки и выборки документа по любому из его полей. После
отыскания нужного экземпляра можно получить другое представление документа - «форму».
В ней также все понятно - обыкновенная карточка, где разложены поля документа.
На панели инструментов расположены кнопки, представляющие все необходимые
функции, а именно: копировать текущий в новый (создать новый документ с
содержимым старого - очень хорошее средство для экономии времени при вводе часто
повторяющейся информации); удалить документ; сделать/удалить проводки;
отпечатать документ.
Документы имеют несколько форм
представления (не путать с видами представления), т.е. у каждого из них может
быть множество форм представления для отдельного вида (list
или single), что позволяет иметь необходимое количество
ракурсов на одну и туже информацию (хранящуюся в документе). Эта особенность
модуля органично сочетается с развитым механизмом администрирования - модуль
можно настроить так, чтобы разные пользователи работали с различными срезами
информации.
Документ может принадлежать
одному и только одному учетному разделу балансовой единицы, входящей в
инвестиционную группу, в то время как хозяйственная операция может затрагивать
учетные разделы различных балансовых единиц. Это дает возможность неизбыточно и
непротиворечиво отражать хозяйственные процессы всей инвестиционной группы.
Эффективная система автоматизации для инвестиционной
компаний должна удовлетворять и внутренним потребностям компании, и
требованиям, предъявляемым к ним регулирующим организациями. Так, порядок учета
и отчетности со стороны НАУФОР предъявляет к компаниям следующие требования:
ведение внутреннего учета отдельно от бухгалтерского; отражение всех операций в
ведомости внутреннего учета на день их совершения; разделение во внутреннем
учете собственных денежных средств (ценных бумаг) и денежных средств своих клиентов;
предоставление регулярной отчетности своим клиентам.
Внутренние потребности являются индивидуальными для каждой
компании, но и здесь можно выделить ряд общих: согласованная работа
подразделений, осуществляющих основную деятельность компании - торгового
отдела, бэк-офиса, бухгалтерии и юридического отдела; оперативная информация о
состоянии портфеля ценных бумаг с учетом незавершенных сделок; контроль за
выполнением собственных обязательств и обязательств контрагентов по сделкам;
документирование сделок, исполняемых с нарушениями торгового соглашения НАУФОР
и условий договора купли-продажи. Применение базисной технологии, на которой
построена вся система учета и отчетности, позволяет учесть все эти требования.
Организация плана счетов инвестиционной группы,
оперативный и бухгалтерский план счетов. С целью построения гибкой системы
учета для инвестиционной группы, где вопросы оперативного и бухгалтерского
учета балансовых единиц неразрывно связаны между собой, применяется структура
главной книги, включающей в себя счета российского бухучета и счета
оперативного учета, образованные в соответствии с рекомендациями по внутреннему
фирменному учету в бэк-офисе дилерско-брокерских компаний, подготовленные
офисом Государственной службы компании «Артур Андерсен».
В системе используется принцип централизации, согласно
которому балансовые единицы инвестиционной группы применяют единый план счетов
(бухгалтерский и оперативный) и аналитические разрезы на всех на всех счетах
ведутся по единым справочникам. Для отражения всех операций на день их
совершения используется оперативный план счетов. Все данные о хозяйственных
процессах сразу поступают на соответствующие счета системы, где по всем
установленным аналитическим комбинациям происходит вычисление сальдо, значение
которого используется в отчетах для НАУФОР. Значение сальдо может быть
использовано и при изготовлении заказных статистических форм. В случае обработки
системой первичных документов, имеющих свидетельство об изменении собственности
компании (валюты баланса), используются счета российской бухгалтерии, для
которых также, как и для оперативных, рассчитывается сольдо, значение которого
поступает в бухгалтерские регистры (оборотные ведомости, журналы ордера и т.д.).
Виды счетов, счета системы учета денежных средств и
ценных бумаг. Для оперативного отслеживания потоков денежных средств и
ценных бумаг все счета оперативного учета поделены на счета, принадлежащие
системе учета денежных средств, и счета системы ценных бумаг. Классификация
счетов в системе учета ценных бумаг по владению и местонахождению позволяет
определить, не только кому принадлежат ценные бумаги, но и кто держатель и в
каком реестре.
Система
счетов оперативного учета
Счет |
Название счета |
Система учета денежных средств |
Система учета
ценных бумаг |
|
|
|
Учет по владению |
Учет по
местонахождению |
010-001 |
Счет клиента
(резерв по сделке) |
+ |
+ |
|
010-002 |
Счет клиента
(денежные средства) |
+ |
+ |
|
079-001 |
Акции в
номинальном держании |
+ |
+ |
|
091-001 |
Акции компании |
+ |
+ |
|
092-001 |
Короткие продажи |
+ |
+ |
|
099-401 |
Акции в пути от
фирмы |
|
|
+ |
099-402 |
Акции в пути к
фирме |
|
|
+ |
099-406 |
Реестр |
|
|
+ |
071 |
Банк |
+ |
|
|
073 |
Касса |
+ |
|
|
089 |
Контрагенты |
+ |
+ |
|
Структура счета. Счет может состоять из субсчетов, а
те, в свою очередь, из аналитических. Счета и субсчета могут вестись в восьми
независимых разрезах. В качестве разъясняющего примера можно привести структуру
счета «ценные бумаги» у оперативного плана счетов.
Счет номер «091» - ценные бумаги компании, который делится
на субсчета («001» - акции и «002» - облигации). Далее субсчет «001» делится на
аналитические счета - ценные бумаги, находящиеся в портфеле компании, т.е. EESR (обыкновенная именная акция РАО «ЕЭС России»), LKOH, TOMG и т.д. Первый аналитический разрез для
субсчета «001» - эмитенты. Это означает, что ценные бумаги, но не облигации,
учитываются в разрезе эмитентов. Второй аналитический разрез - стадия
сделки. Он позволяет различать ценные бумаги, уже зарегистрированные на имя
компании по уведомлениям из реестра и ценные бумаги, «попавшие» в портфель по
итогам предварительных данных из регионов. Третий аналитический разрез -
собственник бумаг. Он закрепляет за конкретным владельцем портфель ценных бумаг
(который может быть зарегистрирован как собственность компании, а может
принадлежать клиенту).
1-ый
разрез
Аналитический
счет 8-го разреза
|
|
Аналитический
счет 8-го разреза
|
|
Аналитический
счет 8-го разреза
|
|
8-ой
Структура
счетов в модуле «Сделка»
|
|
разрез
Классификация и правила
формирования этапов хозяйственных операций. Для отражения хозяйственных
процессов в реальном времени, а также их дальнейшего обобщения формируется
система хозяйственных операций, учет которых ведется по принципу двойной
записи. При этом используются следующие формы учета: журнал учета денежных
средств/ценных бумаг, книга учета денежных средств/ценных бумаг, отчет брокера перед клиентом на каждом этапе
сделки, документирование региональных операций.
Правила формирования
хозяйственных операций в своем большинстве были заимствованы из уже упомянутых
рекомендаций компании «Артур Андерсен». Однако они не догма, и каждая компания
вправе иметь свои счета и аналитические разрезы. Для решения этой проблемы в
модуль «Сделки» встроен конструктор хозяйственных операций, позволяющий
изменить их структуру (удалять или добавлять проводки) и редактировать проводки
(изменять в них счета и аналитические разрезы). Хозяйственная операция для
процесса исполнения сделки включает в себя целый ряд этапов: заключение сделки;
отсылка документов на перерегистрацию; получение уведомления о перерегистрации;
осуществления платежа.
Использование конструктора
требует четкой классификации всех этапов, поскольку для каждого из них делаются
свои проводки. И только таким путем (довольно трудоемких сообщений) удается добиться
настоящей интеграции и согласованности в деятельности различных подразделений и
особенно там, где объем операций велик (к примеру, в автоматизации учета
региональных операций).
Расчет средней стоимости
ценных бумаг при списании. Этот вопрос тесно связан с задачей определения
операциональной прибыли, зависящей от разницы между себестоимостью и суммой
сделки. Модуль «Сделки» автоматически рассчитывает себестоимость ценных бумаг
по двум алгоритмам: средневзвешенной стоимости и среднескользящей. Этот
алгоритм можно определить в настройках программы.
Отчетность в стандартах
НАУФОР. К видам отчетов, относящихся к стандартам НАУФОР для операторов
фондового рынка, относятся:
· журнал ежедневного учета ценных бумаг;
· журнал ежедневного учета денежных средств;
· журнал учета ценных бумаг;
· журнал учета денежных средств;
· книга учета ценных бумаг;
· книга учета денежных средств;
· журнал незавершенных сделок;
· отчет брокера перед клиентом;
· журнал дилерских операций;
Применение оперативного плана счетов и отражение этапов
хозяйственных процессов по методу двойной записи позволяет легко сформировать
такую отчетность.
В StokRoute применен следующий
подход к составлению регистров НАУФОР. Журналу ежедневного учета денежных
средств и ценных бумаг составляются по операциям компании (т.е. туда включены записи
только по тем счетам, операции по которым проводились в задаваемом диапазоне
дат: в номинале это один день, но можно задать любой промежуток). Книга учета
ценных бумаг/денежных средств содержит существующие на данный
момент остатки по счетам. И журналы учета, и книги учета позволяют вычислить
сальдо во всех существующих аналитических разрезах и по всем аналитическим
счетам.
Консолидация данных балансовых единиц. StokRoute предназначена для работы в группе компаний. Она
обеспечивает правильное отражение всех хозяйственных операций группы в разрезе
каждой участвующей в группе балансовой единицы. Достигается это следованием
принципу централизации (все балансовые единицы работают с одним планом счетов.)
Заключение.
В заключении хотелось бы еще раз отметить, что данная
программа дает широкие возможности администрирования, т.е. разграничение прав
доступа к информации, а также защиты информации от несанкционированного
доступа. Кроме того имеются мощные средства администрирования вплоть до прав на
редактирование документов, подготовленных другими сотрудниками, и возможностям
работы лишь с определенными формами документов.
Комплексная система StokRoute,
разработка и реализация которой осуществляется на основе системы учета
инвестиционной компании «Альфа - РИНАКО», обеспечивает ряд перспективных
возможностей, наиболее значительные из которых:
· возможность работы
через Internet;
· автоматический
запуск работы по исполнению сделок по информации из РТС (не надо будет вводить
тикет);
· интеграция системы
электронного архива DOCS Open компании PC DOCS с целью более эффективного доступа к
неструктурированной информации компании (образцы документов, телефонные
переговоры);
· интеграция в
систему продуктов фирм, специализирующихся на программах финансового анализа.
Список использованной литературы.
1.Г. Ермаков «Средство для достижения средств (система
автоматизации инвестиционной компании)»// Рынок ценных
бумаг 1997г., №22, с.151-155
2. «Совершенствование информационных технологий -
необходимое условие развития фондового рынка» // Рынок ценных бумаг, 1997 г.,
№24, с.78-79
3. М. Минаев «Все упирается в информационные технологии»//
Рынок ценных бумаг, 1997г. №15, с. 47-48
4. Г. Ермаков «StokRoute:
интегрированное решение»// Рынок ценных бумаг, 1997г., №24, с. 80-85
|