Аудит с подотчетными лицами

Подотчетное лицо приобретает материальные ценности в розничной торговле по поручению и для нужд предприятия, то есть в целях предпринимательской деятельности. Следовательно, такие расчеты можно производить без применения контрольно-кассовых машин, а в качестве документа, подтверждающего расходование подотчетных сумм принимать товарный чек.

Ошибка: расчет с другими юридическими лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты.

Расчеты между юридическими лицами за приобретенные для производственных целей товары (работы, услуги) наличным деньгами, в том числе и выданными из кассы организации под отчет, необходимо производить с соблюдением установленных нормативными актами пределов.

Нарушение установленного порядка расчетов наличными деньгами на основании пункта 9 Указа Президента РФ от 23 мая 1994 г. № 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей» приводит к наложению штрафов на юридическое лицо — плательщика в двукратном размере суммы произведенного платежа.

Ошибка: внесение на расчетный счет в банк другого юридического лица наличных денежных средств, полученных под отчет на приобретение материальных ценностей для хозяйственных нужд.

Указом Президента РФ от 18 августа 1996 г. №1212 «О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения» запрещены расчеты наличными деньгами между организациями, в том числе посредством полученных под отчет денежных средств путем их прямого внесения на расчетный счет путем их прямого внесения на расчетный счет другого юридического лица — контрагента, минуя свой расчетный счет.

Наличные денежные средства в оплату за товары (работы, услуги) можно вносить только в кассу организации, реализующей продукцию (товары), выполняющей работы, оказывающей услуги.

За несоблюдение установленного порядка, согласно пункту 9 вышеназванного Указа Президента РФ, на организации налоговыми органами налагается штраф в двукратном размере внесенной на расчетный счет суммы.

Ошибка: бухгалтерия организации неправомерно принимает авансовые отчеты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчетных средств.

Принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности, изложенный в пункте 6 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в
Российской Федерации, устанавливает порядок отражения финансово- хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место.

На основании этого Положения даты, проставленные на первичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным кассовыми ордерам и т.п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных сумм.

Противоречие в указанных датах свидетельствует о следующих фактах: в первом случае — об отсутствии (недостоверности) первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм; во втором — о возмещении организацией затрат своих работников.

Последствия, возникающие в первом случае уже подробно рассмотрены.

Остановимся на втором случае, когда даты, указанные на первичных оправдательных документах, более ранние, чем на расходном кассовом ордере на получение подотчетных средств. Такой случай может быть расценен как возмещение за счет подотчетных сумм расходов работников, произведенных на хозяйственные нужды организации, в том числе на приобретение горюче- смазочных материалов.

Приобретенные физическим лицом за свой счет материальные ценности являются собственностью этого физического лица. Поэтому оплата организацией работнику приобретения товаров (работ, услуг) для производственных целей в этом случае должна оформляться договором купли-продажи.

При этом в соответствии с подпунктом «т» пункта 8 Инструкции
Госналогслужбы России от 29 июня 1995 г. № 35 «По применению закона
Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц"» (в редакции последующих изменений и дополнений) с суммы, получаемой физическим лицом от продажи имущества, принадлежащего ему на праве собственности, в части, превышающей тысячекратный установленный законом размер минимальной месячной оплаты труда, организация должна удержать подоходный налог.

Заключение

В результате проделанной работы была раскрыта тема аудита расчетов с подотчетными лицами. Аудит расчетов с подотчетными лицами проводится на основе первичных документов по расчетам с подотчетными лицами. Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы.

В работе также были проанализированы различные методы получения аудиторских доказательств при аудиторской проверке расчетов с подотчетными лицами для выявления типичных ошибок, допускаемых в данной области бухгалтерского учета. К таким методам относятся: наблюдение или участие в инвентаризации; наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций; устный опрос; получение письменных подтверждений; проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц; проверка документов, подготовленных на предприятии клиента; проверка арифметических расчетов; анализ.

Была изучена методика проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами, предлагаемая таким автором, как В.И. Подольский.
Применение данной методики имеет целью выявление допускаемых в организациях нарушений бухгалтерского учета расчетов с подотчеными лицами, в результате чего аудитор может дать руководству организации соответствующие советы и разъяснения по исправлению и предупреждению в будущем допущенных нарушений.

Изучение типичных ошибок, допускаемых на предприятих при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что большниство таких ошибок происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками.
Основными ошибками, допускаемыми организациями являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установелнные лимиты и другие.

список литературы

1. "Нормы и нормативы на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг), и порядок их применения". Письмо Минфина РФ от

06.10.92 N 94 (ред. от 19.10.95)
2. «О бухгалтерском учете». Федеральный закон от 21.11.96 N 129-ФЗ
3. "О нормах возмещения расходов при краткосрочных загранкомандировках".

Письмо Минфина РФ от 26.04.93 N 52 (ред. от 01.08.94)
4. "О нормах и порядке возмещения расходов при направлении работников предприятий, организаций и учреждений для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути на территории

Российской Федерации". Постановление Минтруда РФ от 29.06.94 N 51 (ред. от 15.06.95)
5. "О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах". Письмо Минфина РФ от 12.05.92 N

30
6. "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу". Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 N

1037-ИХ
7. "О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость".

Инструкция Госналогслужбы РФ от 11.10.95 N 39 (ред. от 29.12.97)
8. “О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов”. Положение ЦБР от 25.06.97 № 62
9. "О предельных нормах возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран". Письмо

Минфина РФ от 13 февраля 1997 г. N 14
10. "О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран". Письмо Минфина РФ от 27.12.96 N 110
11. "О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств". Письмо Минфина РФ от 16.12.93 N 11-

02/49 (ред. от 29.03.96)
12. "О служебных командировках в пределах СССР". Инструкция Минфина СССР,

Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62
13. "Об изменении норм возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен". Письмо Минфина РФ от 27.07.92 N 61 (ред. от

27.05.96)
14. "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в

Российской Федерации между юридическими лицами". Указание ЦБ РФ от

07.10.98 N 375-У
15. "Об утверждении правил об условиях труда советских работников за границей". Постановление Госкомтруда СССР от 25.12.74 N 365 (ред. от

20.08.92)
16. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкция по его применению, утвержден ПРИКАЗОМ Минфина

СССР от 01.11.91 N 56 (ред. от 17.02.97)
17. "По применению закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц". Инструкция Госналогслужбы РФ от 29.06.95 N 35 (ред. от

08.12.97)
18. Налоговый кодекс РФ. Часть 2.
19. Порядок ведения кассовых операций в российской федерации. Утвержден

Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40
20. «Учет имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте». Положение по бухгалтерскому учету (утверждено приказом Минфина РФ от 13.06.95 N 50)
21. Алборов Р.А. Аудит в организациях промышленности, торговли и АПК:

Учебно-практическое пособие. — М.: Дело и сервис, 1999. — 464 с.
22. Аудит: Учебник/ Под ред. Подольского В.И. — М.: Аудит, 1997. — 432 с.
23. Барышников Н.П. Организация и методика проведения общего аудита. — 4 изд., перераб. и доп. — М.: ФИЛИНЪ, 2001. — 528 с.
24. Бухгалтеру и аудитору: Справочное пособие, Т.1,2 — СПб, 1997
25. Воронов В.В. и др. Общий аудит. Законодательная и нормативная база, практика, рекомендации и методика осуществлени — М.: Международная школа управления «Интенсив» РАГС, Издательство «ДИС», 1999 г. — 544 с.
26. Камышанов П.И. Практическое пособие по аудиту — 2-е изд. М.: ИНФРА,

1998
27. Кирилишин И.М. Расчеты по командировкам. Анализ типичных ошибок и нестандартных ситуаций// Главбух — 1998 — № 9
28. Клонотовская С.Г., Чепуренко А.В. Актуальные вопросы учета и налогообложения расходов по загранкомандировкам// Главбух -–1999 — № 8
29. Максимова Л.Н. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами// Главбух — 2002 — № 9
30. Сотникова Л. Аудит хозяйственных операций: методы и процедуры// Аудит и налогоообложение — 2001 — № 8
31. Талье И.К и др. Операции по счетам 71 и 73 — М.: Информационно- издательский дом «ФИЛИНЪ», 1998. — 112 с.

Приложение 1

Таблица 1.

Методы контроля для выявления типичных нарушений расчетов с подотчетными лицами

| |Основные виды нарушений, допускаемых при |Метод сбора аудиторских |
| |ведении кассовых операций |доказательств |
|1 |Имеется ли на предприятии|Нет | | |1 |
| |список лиц, которым | | | | |
| |разрешено выдавать деньги| | | | |
| |на хозяйственные нужды | | | | |
| | | | | | |
| | |Да |Список лиц, |Проц. 1.1.1 | |
| | | |которым | | |
| | | |разрешено | | |
| | | |выдавать деньги| | |
| | | |на | | |
| | | |хозяйственные | | |
| | | |нужды | | |
|2 |Выдаются ли новые авансы |Нет | | | |
| |лицам, не отчитавшимся по| | | | |
| |ранее полученным под | | | | |
| |отчет суммам | | | | |
| | | | | | |
| | |Да |Журнал-ордер № |Проц. 1.1.2 |2 |
| | | |7 | | |
|3 |Оформляются ли письменные|Нет | | |3 |
| |распоряжения руководителя| | | | |
| |предприятия по | | | | |
| |направлении работников в | | | | |
| |командировки | | | | |
| | | | | | |
| | |Да |Письменные |Проц. 2.1.2 | |
| | | |распоряжения | | |
| | | |руководителя | | |
|4 |Облагаются ли подоходным |Нет | | |4 |
| |налогом суточные сверх | | | | |
| |норм, возмещаемые по | | | | |
| |решению руководителя | | | | |
| |предприятия | | | | |
| | | | | | |
| | |Да |Приказ |Проц. 2.2.1 | |
| | | |руководителя о | | |
| | | |возмещении | | |
|5 |Организован ли |Нет | | |5 |
| |аналитический учет | | | | |
| |командировочных расходы в| | | | |
| |пределах норм и сверх | | | | |
| |норм для целей | | | | |
| |налогообложения | | | | |
| | | | | | |
| | |Да | |Проц. 2.1.4 | |
|6 |Имеются ли утвержденные |Нет | | |6 |
| |руководителем предприятия| | | | |
| |сметы представительский | | | | |
| |расходов | | | | |
| | | | | | |
| | |Да |Письменное |Проц. 4.1.1 | |
| | | |распоряжение | | |
| | | |руководителя | | |
|7 |Организован ли |Нет | | |7 |
| |аналитический учет | | | | |
| |представительских | | | | |
| |расходов в пределах норм | | | | |
| |и сверх норм для целей | | | | |
| |налогообложения | | | | |
| | | | | | |
| | |Да | |Проц. 4.1.2 | |
|8 |Производится ли расчет |Нет | | |8 |
| |сумм, причитающихся | | | | |
| |работнику на командировки| | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | |Да | | | |

Приложение 3

Таблица 3.

Карточка проверка по форме расчетов с подотчетными лицами

|№ |Нарушения |Основание |
|п/п| |(документ №) |
|1 |2 |3 |
|1 |Авансовый отчет не утвержден руководителем |п.7 д-та [2] |
|2 |Нет подписи подотчетных лиц на обратной |п.7 д-та [2] |
| |стороне авансового отчета | |
|3 |Нет даты утверждения авансового отчета |п.7 д-та [2] |
|4 |Бухгалтерские проводки составлены в |п.12 д-та [2] |
| |иностранной валюте без пересчета в рубли | |
|5 |Бухгалтерские проводки составлены в тысячах |п.7 д-та [2] |
| |рублей | |
|6 |Вместо документов, подтверждающих выплату | |
| |конкретной суммы, приложены другие (счета, | |
| |накладные без отметки об оплате и т. д.) | |
|7 |Отметки об оплате сделаны лишь штампом | |
| |«ОПЛАЧЕНО» (отсутствуют подписи) | |
|8 |В первичных документах отсутствуют оттиски | |
| |печати | |
|9 |Не все перечисленные в авансовом отчете | |
| |документы приложены к этим отчетам | |
|10 |В актах закупа не имеется данных, необходимых|п. 7 д-та [2] |
| |при составлении договора купли-продажи |ГК РФ |
| |(паспортных данных, прописки и др.) | |
|11 |В первичных документах неуказанна (указана | |
| |неразборчиво) цель платежа. | |
|12 |Отсутствует штамп «ОПЛАЧЕНО» |п. 2.21 |
| | |Положения |
|13 |Не соблюдены сроки отчета по подотчетным |п.11 д-та [5] |
| |суммам |приказ |
| | |руководителя |
|14 |На обратной стороне авансового отчета на | |
| |указаны бухгалтерские проводки на каждый из | |
| |документов | |
|15 |В авансовом отчете заполнены не все графы | |
| |(подотчетные суммы, даты их выдачи и др.) | |
|16 |В авансовом отчете на указаны проводки | |
|17 |На первичных документах отсутствует их | |
| |номинал (не указана цена приобретения) | |
|1 |2 |3 |
|18 |Журнал-ордер № 7 составлен не в разрезе | |
| |подотчетных лиц и каждого авансового отчета | |
| |одновременно | |
|Проверка документов по командировкам |
|19 |В командировочных удостоверениях отсутствуют |п.9 д-та [2] |
| |или исправлены даты убытия (прибытия) |п.6 д-та [11] |
|20 |На счете гостиницы отсутствует ее печать | |
|21 |В авансовом отчете отсутствуют первичные |документ [2] |
| |документы, подтверждающие использование | |
| |постельных принадлежностей | |
|22 |Отсутствует копия загранпаспорта с отметками |п. 9 док-та [14]|
| |о пересечении границы | |
|23 |В первичных документах по загранкомандировкам| |
| |на автомобиль (страховка и др.) в качестве | |
| |владельца указано не предприятие, а водитель | |

Приложение 4

Страницы: 1, 2, 3